No papel todo mundo diz que faz, porém, na prática, a gestão de estoque ainda é o calcanhar de Aquiles da maioria dos hotéis: apesar de sua relevância, sua atuação costuma ser isolada e com uma postura mais reativa do que estratégica. Aquela velha história de notificar Compras sempre que um item essencial atinge o nível mínimo é uma parte importante do trabalho, sim, mas o erro está em limitar o estoque a essa função. Na verdade, ele deveria ser o elo de inteligência entre os setores, usando os dados que vêm das prateleiras para garantir que cada insumo se transforme em receita.
Essa sinergia é especialmente vantajosa quando envolve a equipe de Alimentos & Bebidas. Afinal, ingredientes esquecidos no fundo do armário não estão só ocupando o lugar de outra coisa; estão perdendo valor minuto a minuto. Diante disso, criar um canal de comunicação direto entre quem controla as mercadorias e quem cozinha não parece ser uma boa ideia para a redução de desperdício em hotéis? A gente acredita que sim.
E tem mais: se usada com um toque de criatividade, essa iniciativa pode aprimorar até mesmo a experiência do hóspede. É só pensar no potencial de um único pacote de farinha: sozinho ele não quer dizer muita coisa, mas, nas mãos certas, pode virar o destaque do café da manhã e uma lembrança doce na memória do cliente – um cenário muito melhor do que vê-lo enfeitando a lata de lixo por perda de validade, né?
Desconto ou armadilha? Como equilibrar Compras e estoque
Antes de continuarmos nossa linha de raciocínio, é interessante explicar quem faz o quê. Enquanto o setor de Compras é o responsável por negociar preços e prazos com fornecedores, o estoque é (ou deveria ser) como o guardião que monitora o giro desses produtos – no caso de produtos alimentícios, esse acompanhamento próximo é ainda mais recomendado.
Muitas vezes a equipe de Compras dá o melhor de si em busca de um desconto agressivo e acaba adquirindo um volume maior do que o inicialmente solicitado para fechar o acordo. Pagar menos para ganhar mais? Quem não quer isso, não é? Logo de cara essa decisão pode parecer um ótimo negócio. Por outro lado, no longo prazo…
Se a cozinha não estiver preparada para dar vazão ao item, a economia obtida no momento da aquisição vira dor de cabeça lá na frente, quando, além da superlotação desnecessária, os produtos estiverem prestes a serem descartados porque estão perto de vencer e porque não há um planejamento para sua utilização.
Uma gestão de estoque atenta e comprometida em combater o prejuízo não deixa isso acontecer e traduz o que está rolando nas prateleiras e caixas em dados úteis para outros setores. Daí a importância de colocar o estoque no centro da operação e da estratégia e de garantir que ele não seja visto como um depósito, mas como um aliado de confiança da receita e do caixa do hotel. Repita diariamente: o desperdício não é inevitável – e muitas vezes uma simples conversa entre os gestores resolve (quase) tudo.
Por que a engenharia de cardápio dá tão certo
Ainda não conhece o termo “engenharia de cardápio”? Então aqui vai uma explicação bem tranquila: trata-se de um estudo estratégico do menu, cujo objetivo é entender quais pratos trazem mais lucro e quais têm mais saída, baseando-se nessa leitura para melhorar a rentabilidade do restaurante. O assunto é fascinante e, caso você queira se aprofundar mais no tema, nós temos um post que com certeza vai ajudar a esclarecer várias dúvidas: Engenharia de cardápio: 5 segredos para um menu mais lucrativo. Vale a leitura!
Se o estoque acende o alerta para determinado item, sinalizando armazenamento em excesso ou prazo de validade acabando, o gestor de A&B tem chance de utilizar esse dado para planejar “sugestões do chef” ou para preparar uma seleção de pratos do dia que destaquem justamente o que precisa ser consumido com urgência.
É aí que a metodologia da engenharia de cardápio pode entrar em cena e dar uma força para as vendas. Ao distribuir essas opções de maneira atrativa (e certeira) no menu e treinar o time do restaurante para que esses pratos estejam entre as principais recomendações na hora de anotar os pedidos, o hotel direciona o paladar do hóspede para onde o inventário mais precisa de alívio. E tudo isso ocorre de modo sutil, sem pressionar a tomada de decisão.
Essa integração é o que define um giro de estoque inteligente: o produto circula, o cliente se vê frente a frente com ofertas imperdíveis – em preço e em qualidade – e o faturamento agradece o empurrãozinho.
5 dicas para integrar gestão de estoque e A&B no dia a dia
Colocar tudo isso em prática deve exigir um software de última geração, certo? Errado! Quer dizer, se o seu hotel já usa um ERP, basta extrair os relatórios de “curva ABC” e “vencimento próximo” – os nomes podem variar um pouquinho, mas essas funcionalidades são a base de qualquer ERP. Agora, se o orçamento estiver curto por aí, uma planilha de Excel bem alimentada e compartilhada na nuvem já dá conta do recado. O segredo não é a ferramenta em si, mas o “rito” que vem com uma gestão de estoque eficiente, como você pode ver abaixo.
1. Alerta semanal: toda segunda-feira, por exemplo, o responsável pelo estoque envia ao chef e ao gestor de A&B a lista atualizada dos “top 10” itens que precisam de giro urgente (seja por volume ou validade). A ideia é que essa informação chegue de forma prática, podendo ser compartilhada via e-mail ou WhatsApp;
2. Decisão do chef e o uso da engenharia de cardápio: com esse dado em mãos, o chef e o gestor de A&B usam a engenharia de cardápio para definir o destino mais lucrativo para cada insumo. Se o estoque acusa excesso de um item de custo elevado, ele pode ser reposicionado como uma “sugestão do chef” para preservar a percepção de valor e a margem de lucro. Em contrapartida, caso o problema seja um grande volume de itens básicos, a estratégia pode ser encaixá-los em pratos de alto giro (ou seja, que saem bastante) e atrelados a um preço mais atrativo, certificando-se de que o estoque vai “escoar” depressa;
3. Atualização ágil do menu: reposicionar os pratos no cardápio não significa ter que reimprimir o menu semanalmente, viu? O uso de menus digitais, acessados via QR Code, permite alterar pratos e preços em questão de minutos. Outras opções que também funcionam bem são o uso de lousas de giz no restaurante, displays de mesa ou folhas avulsas, inseridas nos menus físicos, para realçar os “especiais da semana”;
4. Feedback e controle: uma vez estabelecida a estratégia, o time de A&B deve confirmar ao estoque o volume exato que será utilizado. Essa etapa é extremamente importante, pois evita pedidos automáticos a Compras, consolidando um giro de estoque inteligente e livre de desperdícios financeiros;
5. Treinamento do time de salão: assim que o prato for definido, a equipe de garçons deve ser avisada na reunião de briefing, antes do início do serviço. Eles precisam saber o que vender e por que aquele prato é a melhor escolha para o hóspede naquele dia.
Ter essa visão panorâmica sobre a gestão de estoque e sobre como ela reverbera em outras áreas é um ponto-chave para a manutenção da saúde financeira do empreendimento. Não existem truques, cartas na manga ou fórmula mágica: alcançar a tão sonhada redução de desperdício em hotéis depende única e exclusivamente de manter os dados atualizados e de encará-los com seriedade, valendo-se da expertise de cada departamento para obter (e entregar!) excelência em tudo, principalmente nos resultados.
Agora queremos passar a palavra para você! Você já passou por algum apuro devido a uma falha no estoque? Como você enxerga a relação entre o estoque e o restante da operação? Você acha que a engenharia de cardápio funciona de verdade ou essa metodologia ainda é novidade para você? Estamos aguardando pelo seu comentário, hein! E, se você gostou do que leu aqui, saiba que na nossa área restrita tem muita coisa esperando por você! Assine agora o Portal do Hoteleiro e desbloqueie o seu acesso a ainda mais conteúdo – é grátis, é fácil e não leva mais do que alguns segundos para se cadastrar.
