Gerenciamento do ciclo de vida dos produtos em estoque em 3 passos

Compreender o ciclo de vida dos produtos em estoque é mais do que uma questão de organização; é uma estratégia que assegura a qualidade, minimiza o desperdício e dá um empurrãozinho em direção a uma margem de lucro maior. Por isso, nossa dica é: faça uma visita ao almoxarifado do seu hotel. Se você se deparar com produtos vencidos, enxoval desgastado ou itens que estejam parados há meses, é hora de acender um alerta: você pode estar perdendo dinheiro ou, pior ainda, colocando em xeque a excelência e a credibilidade do serviço oferecido, causando uma impressão negativa no hóspede.

A boa notícia é que dá para virar esse jogo – e, com as ferramentas e as práticas adequadas, é possível lidar com o ciclo de vida dos produtos em estoque de modo inteligente e eficiente. Quer saber como? Continue a leitura e descubra como identificar a hora certa de repor, renovar ou descartar de vez um produto.

O que, exatamente, quer dizer “ciclo de vida dos produtos em estoque”?

Podemos definir o ciclo de vida dos produtos em estoque como a jornada que um item percorre ao chegar ao estoque até o momento em que ele é utilizado, substituído ou descartado, seja porque ultrapassou o prazo de validade, sofreu algum tipo de deterioração ou se tornou obsoleto.

Nem todos os produtos têm o mesmo ciclo de vida. Itens perecíveis, como alimentos e bebidas, apresentam um prazo de validade muito mais curto do que artigos de higiene pessoal, por exemplo. No entanto, mesmo os produtos com vida longa, como os produtos de limpeza, exigem acompanhamento regular, pois sua eficácia diminui à medida que o tempo passa.

De modo geral, acompanhar o ciclo de vida dos produtos em estoque é um dos melhores jeitos de otimizar recursos. Afinal, o monitoramento constante evita perdas desnecessárias e, de quebra, favorece o fluxo de compras, ajudando a entender o padrão de consumo e a prever quando e quanto repor de cada item. E tem um detalhe interessante: com essa visão mais clara do processo, a equipe de Compras pode se dedicar a encontrar negociações comerciais mais vantajosas. Já parou para pensar nisso?

Outros benefícios

• Redução de custos com excesso de estoque (inclusive com o espaço necessário para o armazenamento);
• Manutenção de um padrão de qualidade elevado, com produtos sempre disponíveis e no auge de sua maturidade;
• Possibilidade de o hotel renovar o estoque de acordo com as tendências de mercado e o comportamento do consumidor, minimizando o risco de que certos itens sejam deixados de lado por caírem em desuso;
• Facilidade em detectar itens lucrativos e não lucrativos, fator decisivo para a tomada de decisões estratégicas.

Na prática: como trabalhar o ciclo de vida dos produtos em estoque

1. Atentar-se ao “shelf life”

A tradução literal para essa expressão é “vida de prateleira”. Para facilitar, entenda como um indicador do tempo de vida útil de um produto. Isso porque este conceito se refere ao período em que um item pode permanecer no estoque (ou seja, na prateleira) sem perder sua qualidade ou segurança, mantendo-se em condições ideais para o uso ou para o consumo.

Considerando tudo o que envolve a operação de um hotel, pode-se dizer que o shelf life é especialmente relevante para:

• alimentos e bebidas (fica a dica: o “Guia para determinação de prazo de validade de alimentos” reúne diretrizes da Anvisa e é uma ótima referência);
• amenidades e artigos de higiene pessoal;
• enxovais de cama, mesa e banho, sujeitos ao desgaste natural;
• produtos de limpeza;
• secador, ferro de passar roupa, chaleiras elétricas e máquinas de café, entre outros equipamentos, cuja vida útil é baseada na frequência de uso e na realização apropriada de manutenção.

Recomendações gerais

• Adotar o método First In, First Out (FIFO), que prioriza o uso de itens mais antigos a fim de impedir que ultrapassem a validade e tenham de ser descartados. A tradução literal já diz tudo: “primeiro a entrar, primeiro a sair”;
• Aderir à automação do inventário para ter um controle mais certeiro do que entra e sai e para programar alertas automáticos sempre que determinado produto atingir um nível mínimo;
• Analisar detidamente o histórico de consumo para obter o chamado “giro de estoque”, que mensura a rotatividade do inventário;
• Certificar-se de que as condições de armazenamento estejam controladas e estáveis, como os níveis de temperatura e umidade, uma vez que isso interfere no shelf life do produto.

2. Aderir à análise ABC

Esta é uma excelente metodologia a ser utilizada quando o assunto é lidar com o ciclo de vida dos produtos em estoque. Seu papel é orientar o hotel a mensurar quão importante é cada produto, classificando-os em três categorias: A, B e C.

As categorias dizem respeito ao valor dos itens no que tange a vendas, volume e lucro, conforme explicamos abaixo:

• produtos de categoria A: representam de 70 a 80% do valor do estoque, embora correspondam a uma fatia de 10 a 20% do total de produtos armazenados. Entram aqui os produtos de maior custo para o hotel e considerados críticos para a operação e para a satisfação dos hóspedes. Por isso mesmo, demandam controle rigoroso, reposições frequentes e atenção extra ao shelf life. É o caso de amenidades premium, enxoval de alto padrão, equipamentos como ar-condicionado e geradores, vinhos finos e carnes nobres;
• produtos de categoria B: respondem por algo em torno de 15% do valor do estoque e representam 30% de todos os itens. Em outras palavras, não estão entre os itens mais caros, mas seria um tiro no pé não reconhecer sua relevância. É preciso que haja um bom planejamento de reposição para garantir sua disponibilidade, já que nesta categoria estão inclusos frutas e legumes, utensílios de cozinha, artigos de limpeza especializados (tira-manchas e desengordurantes), toalhas de piscina, itens de frigobar de rotatividade média, equipamentos para eventos (microfone, extensões, cabos) e peças de reposição essenciais para os serviços de manutenção (a exemplo de torneiras, tomadas e lâmpadas);
• produtos de categoria C: produtos de baixo custo. Representam de 5 a 10% do valor de venda; em contrapartida, constituem aproximadamente 50% do estoque. São artigos fáceis de serem repostos e que pedem por um controle mais simples, sendo geralmente adquiridos em lote em prol da redução do custo operacional. Entre eles podemos citar papel higiênico, sabonetes, guardanapos, sacos de lixo, toucas de banho, temperos, café, chá, talheres, abridores, parafusos, baldes, vassouras e material de escritório.

Portanto, como você pode ver, a metodologia ABC é crucial para entender o ciclo de vida dos produtos em estoque. Por meio dela os gestores identificam com mais precisão os produtos considerados prioritários e, assim, refinam o controle, armazenamento e planejamento de compras.

3. Estabelecer critérios para o descarte e para a substituição de um item

Acompanhar o ciclo de vida dos produtos em estoque envolve saber se o mais acertado é substituir determinado item por outro ou simplesmente passá-lo adiante, seja via descarte ou doação. Entretanto, essa decisão estratégica pede por alguns critérios bem definidos.

Quando substituir um produto: se o item ainda está em uso, mas claramente apresenta sinais de perda de qualidade, é hora de substituí-lo por um novo.

Cortinas desbotadas, toalhas que perderam a maciez, lençóis furados e manchados, artigos de higiene com embalagens desatualizadas, louças lascadas… Em nome da experiência do cliente e da reputação da marca, a recomendação é tirar de cena todos os itens que sinalizam desgaste excessivo e trocá-los por versões novinhas. A mesma coisa vale para objetos que se tornaram obsoletos, como aparelhos de TV de tubo, cofres com chave e mobiliário e decoração muito antigos.

Quando descartar um produto: em primeiro lugar, avalie a validade. Produtos vencidos devem ser descartados imediatamente – as normas sanitárias e ambientais agradecem! O mesmo se aplica a embalagens danificadas ou violadas, materiais mofados, objetos quebrados e equipamentos elétricos danificados, entre outras coisas. A segurança deve sempre (sempre!) vir em primeiro lugar, mesmo que isso signifique prejuízo para o empreendimento.

Quando doar um produto: alimentos que estejam aptos a serem consumidos, mas relativamente próximos do prazo de vencimento, podem ser entregues a instituições de caridade. Principalmente caso tenham saído do cardápio e estejam no estoque apenas aguardando o descarte.

Isso também vale para itens que não tenham registrado giro no estoque (mantendo-se “inativos” por um período de seis meses, mais ou menos) e para produtos em bom estado que tenham sido trocados por novos padrões para atualizar o visual do hotel, por exemplo.

Recomendações gerais

• Implementar uma política clara de descarte, detalhando os requisitos que os produtos devem atender para ter seu uso autorizado no empreendimento. Ao mesmo tempo, é preciso especificar os critérios para doação, bem como cumprir à risca as leis ambientais quanto à destinação dos resíduos;
• Manter registros completos dos itens descartados, indicando data, quantidade e motivação. A partir desses relatórios os gestores conseguem analisar se os descartes têm relação com a maneira como os produtos são manuseados ou, então, se é uma questão de qualidade, fazendo eventuais ajustes no processo e aprimorando o controle do inventário como um todo.

O ciclo de vida dos produtos em estoque pode parecer um detalhe, mas é nele que moram grandes oportunidades de evolução na administração hoteleira. Que tal compartilhar com a gente como esse cuidado tem feito diferença no seu dia a dia? Deixe seu comentário.