Não é exagero: na hotelaria, administrar o inventário com precisão é tão importante quanto oferecer um bom atendimento. Afinal, quando isso não ocorre, o empreendimento é obrigado a lidar com compras mal planejadas, produtos vencendo nas prateleiras, armazéns sobrecarregados desnecessariamente ou, o que é ainda pior, a indisponibilidade de itens, algo que frustra bastante as expectativas dos hóspedes. Para driblar todos esses perrengues, a dica é uma só: investir em treinamento em gestão de estoque para hotéis.
Embora o inventário seja parte dos bastidores de um meio de hospedagem, sendo invisível para a maioria das pessoas que frequenta o local, negligenciar sua relevância não pode, e nem deve, ser uma opção. Acredite, é fácil perder o controle – e isso é o oposto de eficiência operacional, o objetivo principal de qualquer negócio que deseja prosperar.
Uma equipe devidamente capacitada é capaz de transformar o estoque em aliado e, acima de tudo, em diferencial competitivo. Neste post você verá como preparar o seu time para um dia a dia mais fluido e estratégico, contribuindo para a construção de uma cultura que evita desperdícios, otimiza recursos e, de quebra, trabalha em prol da satisfação dos clientes.
Como oferecer treinamento em gestão de estoque para hotéis em 7 etapas
1. Garanta que os colaboradores saibam o básico
Comece de modo simples. Reserve um tempo para falar em detalhes sobre o que o estoque significa para a operação do hotel, reiterando como o êxito em todas as áreas – do restaurante à arrumação dos quartos – depende de um controle eficiente e inteligente dos insumos.
Assegure que todas as pessoas que lidam com o estoque, direta ou indiretamente, estejam familiarizadas com os conceitos essenciais da gestão de inventário. Por exemplo, explique a diferença entre estoque mínimo e estoque de segurança, certificando-se de que todo mundo entenda que existe o timing perfeito para acionar um fornecedor e solicitar uma nova remessa. Do contrário, o empreendimento corre o risco de jogar dinheiro fora ao ver a vida útil de seus produtos terminar antes mesmo de eles chegarem ao consumo. Para uma ajudinha extra, sugerimos a leitura do post Gerenciamento do ciclo de vida dos produtos em estoque em 3 passos.
Caso sejam identificados sinais de deterioração em um ou mais produtos e chegue o momento de removê-los do estoque, é crucial que isso seja reportado – e realizado – adequadamente. Por isso, apresente as políticas e procedimentos específicos do hotel não apenas para descarte, mas também para recebimento, armazenamento e requisição de mercadorias, reforçando a obrigatoriedade de cumprir integralmente as normas de segurança e higiene.
2. Defina as responsabilidades de cada um
Para que um treinamento em gestão de estoque para hotéis seja efetivo, é preciso deixar claro que cada pessoa do time tem uma responsabilidade – e tenha certeza de que todos estejam cientes de seu papel e de suas atribuições.
Quem receberá as mercadorias? Quem ficará encarregado da contagem dos itens? E quem cuidará da reposição nas prateleiras? Uma boa prática é criar um organograma funcional, destacando a contribuição de cada colaborador dentro da cadeia de abastecimento. Além disso, vale dedicar um tempo para documentar e descrever as atividades de cada cargo, garantindo que todos saibam exatamente o que se espera deles. Ter essas funções bem definidas evita retrabalho e falhas de comunicação.
3. Capacite a equipe quanto ao uso de softwares de gestão de inventário
Se o meio de hospedagem utiliza softwares para aprimorar a gestão de estoque, é dever dos gestores garantir que os funcionários saibam utilizá-los – e utilizá-los de forma completa, indo muito além do básico técnico. Tendo o apoio da tecnologia e da automação, o hotel consegue reduzir drasticamente a ocorrência de erros de modo geral, tais como erros de digitação, registro incorreto de dados e perda de timing com fornecedores.
Esses programas rastreiam a entrada e a saída de itens, sinalizam quais são os produtos mais populares – dados especialmente úteis, sobretudo no que se refere a prever demandas de acordo com a sazonalidade –, indicam onde cada item está armazenado, enviam alertas de reposição quando níveis mínimos são atingidos e monitoram lotes e prazos de validade, algo essencial para a área de Alimentos & Bebidas. Além disso, podem sincronizar os dados do estoque com os departamentos de compras, vendas e reservas, oferecendo uma visão macro e facilitando a tomada de decisões.
Portanto, incluir os softwares na pauta do treinamento em gestão de estoque para hotéis não é apenas recomendável; é essencial para desbloquear o potencial da tecnologia e fazer dela uma aliada estratégica.
4. Combine treinamentos específicos com treinamentos cruzados entre as áreas
É extremamente comum que um mesmo produto seja utilizado por vários departamentos. No entanto, isso não significa que os departamentos devam gerenciar o inventário individualmente, operando com critérios e métodos próprios, pois isso abre caminho para inconsistências e falhas no abastecimento.
Sendo assim, uma das melhores práticas para o controle de estoque é apostar primeiro em treinamentos específicos, que realcem as particularidades de cada área, e depois em treinamentos cruzados, principalmente quando há o compartilhamento de insumos. Essa é uma maneira infalível de alinhar processos e estimular a visão sistêmica, de modo que cada equipe compreenda o impacto de suas ações no todo.
Aqui vão dois exemplos para elucidar:
- treinamento específico para A&B: foco em controle de validade dos produtos, com destaque para a aplicação do método FIFO (First In, First Out), que prioriza o uso de itens mais antigos para evitar que cheguem ao vencimento e tenham de ser descartados; armazenamento correto de diferentes tipos de alimentos e bebidas, atentando para níveis adequados de temperatura e umidade; ações que minimizam desperdícios, como doações de alimentos em boas condições à caridade ou uso de orgânicos para compostagem;
- treinamento cruzado entre os núcleos de A&B e governança hoteleira: ao perceber que insumos comuns aos dois departamentos, como sacos de lixo, produtos de limpeza e papel-toalha, estão sendo solicitados em duplicidade, o empreendimento pode optar por um treinamento cruzado, visando padronizar as requisições de materiais (de preferência utilizando um único tipo de formulário) e estabelecer critérios para reposição, levando em consideração o consumo médio semanal de ambos os setores, por exemplo. O objetivo é tornar mais preciso o processo de aquisição de produtos e desenvolver um nível de consciência maior envolvendo o uso dos recursos do hotel.
5. Promova workshops com exemplos reais – e recicle o conhecimento continuamente
É sempre interessante quando o treinamento em gestão de estoque para hotéis utiliza exemplos reais para demonstrar o impacto que as más decisões geram ao caixa e à operação do empreendimento. Isso aproxima a teoria da prática e permite que as informações sejam absorvidas com mais facilidade, uma vez que os participantes conseguem entender melhor como aplicar as dicas em seu dia a dia. Melhor ainda se as capacitações incorporarem simulações, já que esse formato ajuda a consolidar o aprendizado e desenvolve o raciocínio crítico necessário para lidar com imprevistos com autonomia e segurança.
O ideal é que os treinamentos sejam periódicos, hein! É preciso manter todo mundo atualizado quanto a novas práticas, novas diretrizes internas ou mesmo novas funcionalidades envolvendo os sistemas de gestão de estoque.
6. Não fique só no blá-blá-blá
Palestras são uma ótima maneira de apresentar conceitos e estimular o debate – e têm, sim, o seu valor. No entanto, vale a pena ir além e usar outros recursos para complementar e aprofundar o aprendizado. Elabore guias e manuais ilustrados que possam ser utilizados para consultas, documentando cada etapa da gestão de inventário, instruções passo a passo, exemplos e checklists. Se possível, invista também na criação de vídeos, adicionando dinâmica à capacitação e aumentando as chances de os participantes internalizarem o conteúdo.
7. Dê feedbacks e reconheça o bom desempenho
Um dos jeitos de descobrir a eficácia dos treinamentos é acompanhar alguns indicadores, como redução de perdas, conformidade entre estoque físico e o que consta em sistema e nível de agilidade nas reposições. Caso a análise seja positiva, faça questão de reconhecer a performance satisfatória e exalte os acertos da equipe. A tarefa é complexa e exige bastante responsabilidade.
A ideia é ir lapidando aqui e ali até atingir a excelência, o que demanda feedbacks regulares e construtivos sobre os pontos que devem ser aperfeiçoados. Isso vale para o lado dos colaboradores também, viu? Ouça o que eles têm a dizer sobre como aprimorar a gestão de inventário, incentivando sua participação constante ao longo de todo o processo.
É claro que a gente sabe que nada disso acontece da noite para o dia, mas fica aqui a nossa conclusão: adotar as melhores práticas para o controle de estoque é o que separa uma operação que apenas funciona de uma que realmente performa. Agora queremos ouvir de você: que desafios sua equipe enfrenta nessa área? Como tem buscado superá-los? Deixe um comentário!
