As salas de convenções, os grandes salões e os jardins cuidadosamente preparados para causar uma ótima primeira impressão não estão ali por acaso. Todos esses espaços existem – ainda bem! – para comprovar que um meio de hospedagem vai muito além de reservas, check-ins e checkouts. Entretanto, por trás do uso de cada um deles existe uma engrenagem que nem sempre recebe a atenção que merece: a gestão de estoque para eventos em hotéis.
Seja para sediar um congresso, uma convenção ou um casamento ao ar livre, é essa atividade que rola nos bastidores que sustenta toda a experiência. Itens básicos em qualquer tipo de evento, como equipamentos audiovisuais, mobiliário diferenciado, brindes e até pequenos itens de decoração, fazem parte de um processo que exige previsibilidade, controle e muita estratégia. Gerenciar esse processo com sabedoria evita desperdícios e traz impactos diretos à rentabilidade, à eficiência da equipe, à qualidade do serviço e à satisfação geral. Viu como se trata de algo essencial à operação hoteleira?
Mas, para que tudo funcione de forma integrada, o primeiro passo é entender que nem todo item tem a mesma função ou pede pelos mesmos cuidados. Cada material cumpre um papel específico e deve ser administrado de acordo com suas características, frequência de uso e grau de complexidade.
Categorias de estoque: cada uma com sua lógica
A organização e o armazenamento de materiais para eventos em hotéis não se resumem a empilhar caixas ou a catalogar coisas, embora esses sejam dois bons exemplos de como manter o inventário sob controle. Inclusive, uma das principais recomendações é classificar o estoque de eventos em categorias, sabia?
Abaixo estão alguns exemplos:
- equipamentos audiovisuais: engloba microfones, sistemas de áudio (como caixas de som e amplificadores), projetores, mesas de som, monitores, TVs e câmeras, entre outros. De modo geral, trata-se de itens sensíveis e de valor elevado, que demandam manutenção constante e conhecimento técnico para um manuseio adequado;
- mobiliário e decoração: apesar de cada evento ter suas particularidades, é importante manter em estoque alguns itens coringas, como mesas adicionais, cadeiras especiais, púlpitos, biombos, cortinas e elementos decorativos. O desafio de armazenamento está no volume dessas peças, na sua suscetibilidade a avarias e na necessidade de variedade para atender a diferentes tipos de evento;
- materiais de escritório e de apoio: ajudam na organização e na fluidez dos eventos, especialmente os de perfil corporativo. Abrangem bloquinhos de notas, canetas, crachás, pastas, flipcharts, marcadores, extensões elétricas e outros itens que requerem reposição frequente devido à utilização elevada. O ideal é armazená-los de forma categorizada, com registro de entrada e saída – medida crucial para quem busca por um bom controle de estoque em eventos –, e prever uma margem de segurança para imprevistos ou solicitações de última hora;
- brindes e materiais promocionais: reforçam a marca do hotel e contribuem para a experiência do participante. Em contrapartida, é preciso atenção redobrada quanto à validade, à identidade visual e à personalização, já que um brinde desatualizado (com um logotipo antigo, por exemplo) pode causar uma impressão negativa. Certifique-se de guardá-los em um local protegido da luz e da umidade, de preferência organizados por tipo, público-alvo e campanha ou evento de origem, pois isso facilita a identificação e agiliza o trabalho da equipe;
- uniformes para eventos: utilizados por equipes temporárias e/ou por maîtres, recepcionistas ou garçons de eventos sociais, devem ser controlados por tamanho, função e data de uso. Demandam manutenção recorrente, como lavagem profissional, passadoria e pequenos reparos. O capricho com a apresentação da equipe favorece uma percepção positiva por parte do cliente;
- itens de A&B para banquetes: incluem desde taças, travessas e talheres extras a peças específicas, como réchauds (para manter a comida aquecida), bandejas e elementos que valorizam a apresentação gastronômica. Tudo isso deve ser armazenado em local apropriado, com proteção contra quebras, ferrugem e contaminações. Ao mesmo tempo, é obrigatório assegurar que esses itens estejam em boas condições de uso – a preocupação com os padrões de segurança e de estética é um aspecto primordial quando se fala em gestão de estoque para eventos em hotéis;
- materiais de limpeza e higienização: panos, desinfetantes, dispensers, sacos de lixo e demais produtos que garantem a limpeza e a segurança do ambiente antes, durante e após o evento. Como o nível de utilização varia conforme o perfil do evento, recomenda-se trabalhar com margens de sobra e viabilizar que a reposição seja feita de forma rápida e prática;
- estruturas modulares e suportes técnicos: por serem itens de grande porte e, na maioria das vezes, desmontáveis, precisam de um espaço condizente para o armazenamento – esse é o caso de tendas, painéis, suportes de painéis e banners, totens e pórticos (usados para sinalizar a entrada ou determinada área do evento). Vistorias regulares sempre caem bem, já que é necessário ter certeza de que sua integridade física e funcionalidade estejam intactas;
- extintores e equipamentos de segurança temporários: geralmente exigidos por normas em eventos maiores, devem, necessariamente, atender às regulamentações locais e passar por inspeções regulares, com controle rigoroso de validade.
7 estratégias para uma gestão eficiente de materiais para eventos em hotéis
- Conheça o estoque como a palma da sua mão: vá até o estoque e faça um raio-X de tudo o que está armazenado. Crie uma base de dados completa, com código, descrição, localização exata no almoxarifado, estado de conservação, valor de aquisição e tempo de uso estimado. Se der para incluir fotos de cada item, melhor ainda! O objetivo desses dados é facilitar a vida de todo mundo, reduzindo erros e o tempo investido em descobrir o que tem ou não guardado ali. Por isso, garanta que esses dados sejam facilmente acessados e compreendidos;
- Deixe as planilhas de lado e digitalize tudo: opte por um sistema (ERP ou módulo do PMS) que permita entradas e saídas automatizadas, rastreabilidade do uso por evento e definição de níveis mínimos e máximos. A digitalização agrega valor ao processo de controle de estoque em eventos, podendo emitir alertas automáticos sempre que algum item precisar de reposição e gerar relatórios repletos de insights sobre consumo, histórico de manutenção e custo por evento. Ter essa visão analítica favorece bastante a tomada de decisões estratégicas;
- Cuide bem do que é seu: não economize em manutenção preventiva, sobretudo no que se refere a equipamentos audiovisuais, mobiliário, eletrodomésticos e quaisquer outros elementos com potencial de derrubar a percepção de qualidade do cliente – seja ele participante ou organizador do evento. Implemente inspeções antes e depois de cada evento e registre tudo. Da mesma forma, estabeleça um protocolo claro de limpeza e armazenamento para prolongar a vida útil de cada item;
- Compre com inteligência (ou nem compre!): nada de achismos. Baseie suas compras em dados históricos de uso e previsão de demanda, colocando na balança quesitos como sazonalidade e perfil dos eventos. Ao negociar com fornecedores, dê prioridade para prestadores de serviço frequentes e de confiança para itens de alto consumo, já que isso aumenta as chances de obter preços e condições diferenciados. Para itens de uso esporádico e/ou muito específicos (mobiliário temático, por exemplo), considere alugar em vez de comprar. Assim você evita custos significativos envolvidos no armazenamento e na manutenção;
- Pense no dia a dia na hora de definir onde fica cada coisa: organize o almoxarifado de maneira lógica, com os itens separados por categoria e frequência de uso. Prateleiras, etiquetas e caixas plásticas são sempre ótimas opções quando se fala em gestão de estoque para eventos em hotéis. A dica é manter os produtos de maior procura em locais de fácil acesso, adicionando agilidade à operação. É imprescindível também que o ambiente ofereça as condições ideais de temperatura, umidade e ventilação, além de medidas de segurança para proteger artigos premium;
- Capacite sua equipe para brilhar: os protocolos que norteiam a movimentação de estoque devem ser de conhecimento de todos os envolvidos, das equipes de eventos e vendas aos staffs de manutenção e A&B. Cada pessoa, independentemente de nível hierárquico ou função desempenhada, deve cumprir as regras à risca. Isso inclui o registro correto no sistema, o manuseio apropriado de materiais e o reporte de quaisquer danos ou desvios;
- Conte, confira e aprimore o processo de tempos em tempos: faça contagens físicas periódicas e cruze esses dados com o que consta no sistema. Esse é um dos melhores caminhos para identificar discrepâncias. Para completar, observe atentamente alguns KPIs, como taxa de perdas por danos ou obsolescência, frequência de reposição dos materiais para eventos em hotéis e custo total de manutenção do estoque. O intuito dessas auditorias não é punir a equipe por eventuais erros, mas, sim, refinar o processo como um todo em prol da eficiência operacional e da redução de custos.
Pode parecer só uma questão de logística, mas o modo como o seu hotel encara o controle de estoque em eventos diz muito sobre a excelência que ele entrega. Como você tem feito essa gestão por aí? Conte pra nós nos comentários! E, já que você está por aqui, aproveite para se tornar assinante do Portal do Hoteleiro. É grátis, é fácil e tem muito conteúdo exclusivo te esperando!
