Embora muita gente ainda não tenha se dado conta disso, cuidar do estoque é uma das tarefas mais desafiadoras e mais decisivas dentro da operação hoteleira. Pense só: um setor mal estruturado gera atrasos, desperdícios e desconta pontos da experiência do hóspede, além de bagunçar os processos da equipe de Compras. Por outro lado, levar a organização de estoque a sério cria fluidez, reduz custos e garante que os produtos certos estejam sempre disponíveis, jogando a favor da eficiência.
Manter esse espaço em ordem não tem a ver só com arrumar as prateleiras ou registrar entradas e saídas em uma planilha, apesar de tudo isso ser fundamental. É preciso desenhar e aplicar rotinas consistentes, que tornem o dia a dia mais simples e evitem falhas que possam comprometer o funcionamento do empreendimento.
Se vira e mexe você tem que lidar com perrengues porque a gestão de inventário falhou, este post vai cair como uma luva! O que você encontrará a seguir é um guia que reúne as boas práticas de estoque – e desde já podemos antecipar uma ótima notícia: nenhuma delas demanda muito esforço para sair do papel.
Como organizar o estoque do hotel em 5 passos fáceis
1. Comece o dia com conferência e checklist
O início do turno é o momento perfeito para uma checagem rápida dos itens mais críticos. Aqui, estamos falando de itens consumidos em grande quantidade e em alta frequência (frutas, pães, laticínios, lençóis, toalhas) e de artigos de maior valor, tanto no que se refere a preço, quanto à sua relevância estratégica – este é o caso de cortes nobres de carnes, bebidas de alto padrão, amenities premium e equipamentos técnicos utilizados pelo time de manutenção, por exemplo.
Com isso em mente, pode ser de grande valia adotar as seguintes atividades:
- criar um checklist padrão que facilite a comparação entre o estoque físico e os registros, antecipando possíveis falhas de abastecimento;
- dividir a responsabilidade entre a equipe, indicando responsáveis por cada setor (A&B, governança, manutenção);
- usar e abusar de planilhas, sistemas ou mesmo quadros físicos para registrar a disponibilidade dos itens e observações que possam ser importantes para o turno.
2. Registre entradas e saídas sem atraso
Muitas vezes a necessidade de agilidade se torna um argumento para que o funcionário retire algo da prateleira e deixe para efetuar o registro em outro momento. Essa é, de longe, uma das principais falhas quanto à organização de estoque. Aderir ao “depois eu faço isso” significa colocar em risco a credibilidade dos dados – o que conduz ao velho problema de os números que constam no sistema (seja ele qual for) não condizerem com a realidade.
Por isso, é essencial que todo mundo siga a seguinte regra: registrou, saiu. Isso vale para qualquer coisa, mesmo para produtos de baixo valor unitário ou cuja retirada pareça irrelevante ou inofensiva. O segredo é a consistência, lembre-se disso. Implementar essa rotina favorece a construção de uma base confiável para pedidos e reposições e diminui drasticamente as chances de alguém ser pego de surpresa
3. Mantenha a ordem física do estoque
Ter o mais sofisticado sistema de gestão de estoque não anula a necessidade de manter o espaço físico organizado. Se os itens forem dispostos aleatoriamente nas prateleiras, sem uma lógica regendo sua organização, a chance de erros é enorme – como permitir que haja produtos vencendo nos armários sem que ninguém perceba. Isso sem mencionar o fato de que ter um depósito caótico rouba um tempo precioso dos funcionários, além de passar a imagem de falta de profissionalismo.
Algumas medidas simples fazem grande diferença:
- distribuir os produtos em categorias – produtos de limpeza, alimentos & bebidas, manutenção, amenidades –, etiquetando cada artigo adequadamente;
- instituir o método First In, First Out (FIFO), que quer dizer que os produtos que chegaram primeiro ao estoque devem ser os primeiros a serem utilizados devido ao prazo de validade;
- solicitar que, ao final de cada turno, todos os produtos sejam devolvidos aos lugares corretos.
4. Previna desperdícios com pequenos hábitos
Desperdício e prejuízo são palavras que caminham lado a lado e que podem ser lidas como sinônimas na hotelaria. De quebra, são um tiro no pé dos empreendimentos que querem se destacar pela adoção de práticas sustentáveis. Logo, essa é uma dupla que é melhor evitar. Para tanto, o estoque precisa ser visto não só como um ponto estratégico para a redução de custos, mas, também, como um dos pilares da operação, oferecendo o apoio necessário para que os serviços rodem sem quaisquer problemas. É preciso que todo o time entenda, de fato, sua importância.
Como mencionado no item anterior, atentar-se à data de vencimento dos insumos é quesito básico. Se os produtos estão estragando antes de serem consumidos, a gestão está pecando na organização de estoque e no treinamento da equipe – e provavelmente isso quer dizer que tem bastante dinheiro escoando à toa pelo ralo.
O desperdício também pode vir na forma de armazenamento inadequado, viu? É o que acontece com alimentos perecíveis que não recebem a refrigeração certa, com garrafas quebradas ao serem empilhadas incorretamente ou com peças do enxoval danificadas pela umidade, por exemplo.
Solicitar a compra exagerada de itens é outro problema que interfere na saúde financeira do hotel. O ideal é se debruçar sobre os dados históricos e analisar a fundo o comportamento do cliente para trabalhar com certa previsibilidade na demanda. Essa iniciativa, por si só, já contribui para ajustar as compras e evitar excessos.
5. Comunique irregularidades imediatamente (e incentive a equipe a fazer isso)
Como todas as áreas do hotel dependem de insumos para assegurar a continuidade da operação, sempre que houver alguma irregularidade ela deve ser imediatamente reportada. O intuito é manter eventuais problemas restritos aos bastidores, de modo que o hóspede não perceba qualquer impacto.
As boas práticas de estoque prezam por uma comunicação interna rápida e direta, de preferência envolvendo um canal específico por meio do qual se possa compartilhar divergências de registro, embalagens danificadas, pequenas ocorrências e necessidades de reposição, entre outras coisas. Essa postura evita gargalos e contribui para uma cultura de transparência.
A lição que fica é: disciplina gera eficiência
Saber como organizar o estoque do hotel não exige cartas na manga: o trunfo está na consistência e na construção de uma rotina sólida. Com o treinamento certo, somado a diretrizes e procedimentos bem estabelecidos, atividades como registrar, conferir, organizar, comunicar e revisar se transformam em hábitos com o passar do tempo. Como consequência, tudo flui com mais facilidade – e o ritmo no hotel ganha um fôlego extra.
E por aí, como é a organização de estoque? Quais práticas você acredita que trazem mais resultado? Deixe um comentário e compartilhe sua experiência! Depois disso, não precisa ir embora, não! Assine o Portal do Hoteleiro e acesse todo o nosso material exclusivo para se manter ainda mais preparado para o dia a dia!
