Ainda tem muito hotel por aí que trata a gestão de suprimentos de forma tímida, quase burocrática. Como reflexo disso, é comum que os indicadores de estoque se limitem ao registro de entradas e saídas e à preocupação em repor um item sempre que seu armazenamento atinge níveis mínimos. O problema é que, quando o estoque é observado apenas por esse prisma, ele deixa de apoiar decisões estratégicas, daquelas que impactam nos custos, nos processos de compras, na operação e na experiência do hóspede.
O estoque não é só uma área-chave para o empreendimento hoteleiro; ele precisa ser entendido como um sistema vivo, que reage à ocupação, à sazonalidade, aos eventos, à eficiência dos processos internos e à confiabilidade dos fornecedores. Só que, para tirar isso do papel e trazer à realidade da operação, é necessário ir além do básico no dia a dia. E é nesse ponto em que muita gente escorrega. Será que é o seu caso?
A proposta deste texto é apresentar indicadores de estoque poucos explorados na hotelaria e explicar como eles ajudam a antecipar rupturas, reduzir desperdícios, aprimorar decisões de compra e fortalecer a gestão. Nossa missão é mostrar que o controle de estoque em hotéis não exige nenhuma fórmula mágica para prosperar. O segredo é pensar em longo prazo, ter uma visão analítica afiada e compreender que, embora a demanda em um meio de hospedagem seja imprevisível em alguns momentos, é possível lidar com sua volatilidade com maestria e segurança.
Por que a gestão tradicional de estoque já não dá conta
Geralmente o controle de estoque em hotéis se apoia em três pilares principais: saldo físico, consumo histórico e estoque mínimo. Esses dados são importantes, é claro, mas, sozinhos, raramente permitem enxergar o que vem pela frente.
As dores de cabeça começam com aquela falsa sensação de segurança. Saber que determinado item está disponível hoje não significa que ele estará disponível amanhã, nem que a quantidade armazenada faz sentido diante do ritmo de consumo atual. Além disso, quando analisado isoladamente, o consumo histórico costuma ignorar variações relevantes, como picos de ocupação, mudanças no comportamento do hóspede, novos serviços oferecidos e/ou eventos específicos. Imagine assim: é como conhecer em detalhes tudo o que foi consumido em determinado período, mas não entender o porquê de ter havido tal consumo. Isso enfraquece totalmente a análise, né?
Outro ponto a ser levado em consideração é o fato de que o estoque dialoga diretamente com outras áreas, sobretudo com os departamentos de Compras, Financeiro, A&B, Governança e Manutenção. Isso quer dizer que, se os indicadores ficam apenas no arroz com feijão, perde-se a oportunidade de enxergar falhas de planejamento, gargalos e oportunidades de economia, aspectos que dificilmente vão aparecer em relatórios tradicionais.
Do controle à análise: indicadores de estoque que não devem passar batido
Um dos indicadores de estoque mais úteis é a cobertura real de estoque em dias. Esse KPI visa responder a uma pergunta simples: por quantos dias o estoque atual sustenta a operação sem necessidade de reposição? Se calculado corretamente, esse dado ajuda a identificar vulnerabilidades no abastecimento e a organizar o ritmo de compras, evitando tanto a falta quanto o excesso de itens.
Por falar em falta, é válido frisar que nem sempre isso é causado por um atraso do fornecedor ou por fatores externos. As falhas internas também têm culpa no cartório, como erros de previsão, atraso na aprovação de pedidos de compras e má distribuição entre setores (ou seja, o item até existe no hotel, mas não está disponível na área certa, no momento certo). Medir esse índice ajuda a separar o que é imprevisto do que é recorrente – e, acima de tudo, perfeitamente corrigível.
O giro de estoque por categoria também merece atenção. Olhar somente para o panorama geral, colocando na mesma conta perecíveis, produtos de alto valor e materiais de manutenção, por exemplo, não é uma decisão acertada, pois esses itens seguem lógicas distintas de reposição e consumo. Já ao separar o giro por categoria o gestor consegue perceber onde há excesso, onde há riscos de vencimento e onde o dinheiro está parado sem necessidade (e sem trazer retorno). Esse último, aliás, é outro ponto sensível da gestão de estoque, conforme explicaremos a seguir.
Como o próprio nome já explica, o custo do estoque parado envolve produtos que quase não são utilizados, seja por terem perdido a utilidade, estarem atrelados a serviços pouco frequentes ou por serem muito específicos (como materiais usados em serviços de manutenção corretiva). Esses produtos também podem estar em uma quantidade maior do que a operação precisa, o que resulta em dinheiro estagnado nas prateleiras e nos armários e custos indiretos com espaço físico e deterioração – isso sem mencionar o retrabalho, devido à necessidade constante de reorganizações, recontagens e adesão a processos de descarte ou reajustes.
Planejamento acima de tudo: como erros de previsão levam a compras emergenciais
Aprimorar o controle de estoque em hotéis tem tudo a ver com tentar prever o futuro e antecipar a demanda, algo que os meios de hospedagem conseguem fazer baseando-se exclusivamente nos dados que já constam em seus sistemas, principalmente no que se refere ao histórico. No entanto, esse é um trunfo que não deve ser utilizado apenas na hora de comprar: é imprescindível fazer uma análise entre o que foi previsto e o que efetivamente foi consumido, a fim de descobrir se a previsão foi correta.
Quando a leitura de cenário é equivocada, as compras de última hora aparecem. Quanto mais frequentes elas forem, maior a probabilidade de desperdício de dinheiro – afinal, seu caráter emergencial tende a vir acompanhado de preços mais altos – e de perda de padronização. Em alguns casos, o empreendimento pode ser obrigado a escolher entre o fornecedor que entrega mais rápido ou o que oferece produtos de melhor qualidade, o que afeta o valor percebido pelo hóspede.
Ao mesmo tempo, vale a pena manter no radar o lead time real dos fornecedores. Não se trata do prazo prometido em contrato, mas do tempo médio levado entre o pedido e a entrega. Revisar periodicamente esse indicador permite ajustar parâmetros de compra e negociar com mais dados em mãos.
A tecnologia a favor do controle de estoque em hotéis
Acompanhar KPIs mais avançados exige organização de dados, sim, mas está longe de significar sistemas caros ou projetos mirabolantes, uma vez que muitas informações já existem nos hotéis – elas só não são cruzadas de forma inteligente. Nesse sentido, sistemas de gestão integrados, ERPs e ferramentas específicas de estoque quebram um galho e tanto: automatizam cálculos, enviam alertas de reposição, diminuem erros manuais e geram relatórios consistentes.
Lembre-se: trabalhar com indicadores de estoque mais completos é um processo gradual. Antes de qualquer coisa é preciso definir os KPIs mais relevantes para a realidade do hotel e, só depois disso, avaliar quais ferramentas viabilizam acompanhar esses dados com precisão. Mais do que sofisticação tecnológica, o que faz diferença é usar a informação certa para tomar decisões melhores, sacramentando o estoque como uma área eficiente, alinhada à operação e decisiva para o êxito do negócio.
Atualmente, quais você diria que são os indicadores mais importantes envolvendo o controle de estoque em hotéis? Até que ponto a eficiência ou ineficiência da gestão de estoque interfere no grau de satisfação do hóspede? Deixe um comentário! E, antes de sair, assine gratuitamente o Portal do Hoteleiro e tenha acesso a todos os materiais da área restrita. 😊
