Fazer a gestão de contratos é administrar todo o ciclo de vida desses documentos, da negociação inicial ao seu encerramento ou rescisão. E as empresas que acompanham de perto cada uma dessas etapas estão um passo à frente, sabia? Principalmente porque elas ganham eficiência operacional e driblam uma série de perrengues.
Neste cenário, uma aliada importante é a automatização. O uso da tecnologia favorece a criação de um fluxo de trabalho mais organizado e produtivo, o que também reduz as chances de algo passar despercebido em meio ao grande volume de informações.
Mais desempenho…
Com a automatização dá para criar o esboço de diversos tipos de contratos e solicitar apenas o preenchimento de um formulário simples para obter dados essenciais, como nomes, valores, cláusulas e datas. Esses dados são automaticamente “puxados” para o arquivo, eliminando erros que poderiam ser cometidos manualmente e tornando o processo bem mais ágil.
Além disso, plataformas de gestão de contratos oferecem um controle melhor das alterações feitas nos documentos, inclusive com a possibilidade de rastrear quem solicitou as modificações. Ao mesmo tempo, graças à assinatura eletrônica, já não é mais necessário autenticar os contratos em cartório ou ter de se deslocar para fechar o acordo: todas as partes podem assinar remotamente.
Quer mais? Pois tem como integrar a gestão de contratos com outros sistemas corporativos de peso, como o ERP (Enterprise Resource Planning). A centralização desses dados facilita o acesso por parte da equipe e permite gerar relatórios supercompletos, uma vez que cruza as informações dos contratos com demais dados da empresa.
… menos custos
Aplicação de multas, renovação automática e aumento de preço após certo período são itens que geralmente constam nos acordos comerciais. Se os termos não forem cumpridos à risca, o financeiro da empresa pode ser pego de surpresa. E é para fugir de gastos desnecessários como esses que alguns sistemas enviam alertas, chamando a atenção dos usuários para a proximidade de prazos de vencimento, por exemplo.
De quebra, implementar uma gestão de contratos responsável garante que os documentos estejam alinhados às leis e regulamentações, o que protege a empresa de prejuízos financeiros e jurídicos e de danos à sua reputação.
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