Dos mais de 10 mil hotéis presentes no país, acredita-se que pelo menos 83% sejam independentes. Esses dados foram divulgados no ano passado e integraram o estudo Hotelaria em Números – Brasil 2024, realizado pela empresa de consultoria imobiliária JLL em parceria com a Resorts Brasil e o Fórum de Operadores Hoteleiros do Brasil (FOHB). Diante de tamanha expressividade, vale olhar com atenção para os desafios enfrentados por esses empreendimentos. Um deles é o controle de estoque em pequenos hotéis.
Essa não é apenas uma área crítica para a operação; é um dos pilares que sustentam a saúde financeira do estabelecimento. Apesar de sua importância, a maioria dos hotéis e pousadas que não pertence a nenhuma rede conta com recursos limitados para fazer essa gestão – mas a boa notícia é que dá para mandar muito bem com a implementação de fluxos manuais e com uma generosa pitada de organização e disciplina.
Por que o controle estoque é tão crucial para meios de hospedagem independentes?
Quando a rotatividade de itens não acontece como deveria, não é só o produto que encalha – o fluxo de caixa desacelera e o hotel amarga prejuízos, seja com produtos vencidos, danificados ou esquecidos no fundo da prateleira, seja com compras desnecessárias, que lotam o estoque à toa.
A verdade é que a dinamicidade do dia a dia pode levar à perda de controle do inventário, e as consequências disso podem pesar no bolso. Porém, ainda mais grave é ter de lidar com a falta de disponibilidade e de qualidade dos insumos, o que, como você pode imaginar, joga contra a experiência do hóspede e a reputação do empreendimento.
É por isso que se faz tão necessário assegurar que cada membro da equipe saiba qual é a sua função dentro da gestão de estoque em hotéis e pousadas, mesmo que o time seja enxuto. Estoque, atendimento e finanças são áreas intrinsicamente conectadas, o que significa que um único deslize, por menor que seja, tem potencial para impactar negativamente toda a operação.
Controle de estoque em pequenos hotéis e pousadas: como alcançar a eficiência sem o apoio de softwares e automação
1. Faça um levantamento de tudo o que você precisa para o dia a dia
Para ter uma dimensão exata de tudo o que é preciso ter armazenado para garantir o correto funcionamento do hotel – tanto sob o ponto de vista dos clientes, quanto dos funcionários –, o primeiro passo é recorrer a uma lista. Pense na operação do empreendimento como o conjunto de grandes categorias, tais como “acomodações”, “cozinha”, “limpeza”, “lavanderia”, “manutenção” e “administração”.
A fim de tornar o levantamento ainda mais claro e objetivo, crie subcategorias para aumentar o nível de detalhamento. Veja como isso pode ser feito na prática:
- a partir da categoria “cozinha”, é possível subdividir os itens em “alimentos perecíveis” (frutas, frios, iogurte), “alimentos não perecíveis (arroz, açúcar, biscoitos), “bebidas” (alcoólicas e não alcoólicas) e “utensílios e material de apoio” (sacos de lixo, panos de prato, guardanapos);
- da categoria “acomodações” podem derivar as subcategorias “enxovais” (especificando ainda a quantidade necessária de lençóis para camas de solteiro e para camas de casal, por exemplo) e “amenidades” (sabonetes e frascos de shampoo e condicionador).
Prepare essa relação com clareza, implementando uma nomenclatura padrão e fugindo de variações e termos genéricos. Seja específico: evite usar termos como “sabonetinho”, “pano de chão” e “lâmpada do corredor”. Em vez disso, prefira “sabonete em barra 20g”, “pano de limpeza multiuso azul” e “lâmpada LED E27 9W branca quente”. Ah, e não se preocupe, pois esses nomes são meramente ilustrativos, viu?
O objetivo é colocar ordem na casa e, em um português bem claro, dar nomes aos bois. Dessa forma você não deixa margem para dúvidas, o que por si só já favorece a gestão de estoque em pousadas e hotéis. Inclusive, isso vai ser especialmente útil quando você for organizar e catalogar todos os itens, conforme veremos a seguir.
2. Planilhe tudo (tudo mesmo)
Ainda que o seu meio de hospedagem não tenha um sistema robusto para o controle de estoque, isso não quer dizer que o seu inventário tenha que ser um caos, certo? Basta um caderno ou uma planilha simples, em Excel mesmo, para ver a mágica acontecer.
Registre tudo: nome do item, quantidade atual, consumo médio por mês (ou por semana/quinzena, o que achar melhor), quantidade mínima ideal (lembre-se de considerar a sazonalidade), unidade de medida (rolo, unidade, kg, litro, garrafa, pacote etc.), fornecedor e preço. Além disso, não se esqueça de incluir uma coluna para marcar os registros de entrada, outra para os registros de saída e um campo de observações, o qual pode ser utilizado para sinalizar qual setor/profissional fez a retirada.
Ao final, o que você terá será algo mais ou menos assim:
3. Mantenha o estoque fisicamente organizado – e limpo, é claro
Para assegurar um gerenciamento de estoque em hotéis e pousadas ainda mais impecável, a recomendação é adicionar à planilha que nós mencionamos no item anterior o local de armazenamento de cada item. Só que, para isso funcionar, é crucial garantir que os produtos tenham um “endereço fixo” no depósito.
Chegar a esse nível de organização é possível, acredite, ainda mais se o estoque for setorizado. Ou seja, nada de colocar produtos de limpeza e de lavanderia ao lado das roupas de cama e banho destinadas às acomodações. Faça essa distribuição de forma lógica e certifique-se de que o espaço para o armazenamento fornece as condições apropriadas. Isso inclui câmara fria para itens perecíveis, armários trancados a chave para produtos premium, prateleiras secas para não perecíveis e ventilação e umidade corretas de todo o local.
E não acaba por aí, hein! A retirada de insumos é muito mais prática se os produtos estiverem devidamente etiquetados – enfatizando as datas de validade e de entrada – e se os itens forem dispostos de modo inteligente. A gente explica: a preferência sempre deve ser por utilizar os artigos mais antigos primeiro, já que isso evita desperdícios causados por deterioração. Portanto, ao arrumar as prateleiras a regra deve ser: produtos mais novos atrás; produtos mais antigos posicionados à frente, ao alcance das mãos.
Outra iniciativa que pode parecer irrelevante a princípio, mas que ajuda (e muito!) a economizar tempo, é deixar os itens de maior saída – como rolos de papel higiênico e toalhas de banho – em pontos estratégicos, como em prateleiras intermediárias ou locais próximos à porta. Ajustes simples como esses fazem diferença no ritmo da operação e beneficiam imensamente o controle de estoque em pequenos hotéis.
4. Trabalhe a conscientização e a disciplina da equipe
Uma coisa é repetir mecanicamente que a administração do estoque é essencial para a operação; outra, bem diferente, é perceber de fato que qualquer passo em falso pode afetar a percepção do hóspede e, consequentemente, a receita do hotel. Sendo assim, é tarefa dos gestores reforçar com as equipes que o gerenciamento de insumos é tão primordial quanto um bom atendimento.
Tenha procedimentos de entrada, saída, armazenamento e requisição de itens estruturados e bem definidos – e treine o time para lidar com tudo isso com maestria, delegando responsabilidades específicas a cada um. Cubra todos os pontos, da maneira correta de fazer a conferência dos itens recebidos (o que contempla a recusa em receber mercadorias danificadas ou em quantidades erradas, aliás) à importância de prezar pela atualização da planilha ou caderno de controle.
Mesmo com todos os fluxos tinindo e a equipe nos trinques, não deixe de averiguar se tudo está funcionando como previsto. É altamente recomendável realizar contagens e checagens periódicas, cruzando os resultados com os dados que constam nos registros. Se uma ou mais discrepâncias forem observadas com frequência, talvez seja um sinal de que alguma etapa do processo precise ser revista.
Dicas extras que aumentam a eficiência do controle de estoque em pequenos hotéis
- Considere usar planilhas na nuvem, a exemplo do recurso Google Sheets, pois isso permite que o acesso seja feito de qualquer lugar, a qualquer momento;
- Implemente uma rotina de atualização/checagem do estoque, definindo dias e horários específicos da semana para se dedicar a essa tarefa;
- Elabore um formulário simples para formalizar as retiradas do estoque, registrando quem fez a solicitação, qual item foi requisitado, quantidade retirada, data e motivo da requisição;
- Facilite a conferência: crie um modelo padrão de checklist, de modo que todos os itens sejam verificados da mesma maneira e adicionando agilidade à rotina dos colaboradores;
- Priorize fornecedores que sejam ágeis na entrega e, acima de tudo, que sejam confiáveis. Esse é um dos melhores caminhos para escapar de depósitos superlotados e da escassez de produtos.
Como você viu, o controle de estoque em pequenos hotéis não é nenhum bicho-papão. Embora essa seja uma atividade que requeira constância, diligência e o envolvimento da equipe, dá para alcançar excelentes resultados mesmo sem ter um sistema potente por trás do processo, transformando o inventário em um aliado da operação e da lucratividade.
Como você tem lidado com isso por aí? Deixe um comentário!
