Ter o suficiente para atender à demanda com qualidade, mas evitar o excesso para não correr o risco de deterioração de produtos. De forma geral, é o equilíbrio entre esses dois aspectos que indica se o controle de estoque em hotéis é eficiente ou não. Mais do que impactar as operações do dia a dia, da área de alimentos e bebidas à atuação da equipe de camareiros, falhas envolvendo a gestão do inventário têm um peso enorme na percepção e na satisfação do cliente. Portanto, é essencial enxergar esta atividade como estratégica e dar a ela a devida atenção.

Entretanto, há uma linha tênue dividindo o “ter o necessário” do “evitar desperdícios”. Como encontrar o ponto ideal, então? A resposta está nos conceitos de estoque mínimo e estoque de segurança – e ela pode transformar a gestão do seu hotel. Continue a leitura e descubra como!

Qual é a diferença entre estoque mínimo e estoque de segurança?

Para tornar o controle de estoque em hotéis mais certeiro, é fundamental saber onde termina o estoque mínimo e onde começa o estoque de segurança. Pode parecer algo óbvio a princípio, mas não é. Existe até uma fórmula – matemática, não mágica! – que calcula a quantidade de itens recomendada para um e para outro.

Estoque mínimo

O estoque mínimo diz respeito à quantidade que o hotel deve ter de determinados produtos até que um novo carregamento chegue. Esse volume deve ser capaz de suprir todas as necessidades operacionais e dos hóspedes. Nesse caso, o estoque funciona como um ponto de reabastecimento. Aqui, entram produtos de higiene pessoal (as famosas amenidades), bebidas em geral, ingredientes básicos da cozinha (leite, pães, ovos, frutas, vegetais, carnes, arroz, massas, leguminosas etc.), produtos de limpeza, materiais de higiene, jogos de cama, mesa e banho… A lista é enorme, e por isso mesmo é tão importante olhar para cada item com diligência.

Um dos melhores jeitos de descobrir a quantidade ideal para o armazenamento é fazendo uma conta simples: consumo médio diário x quanto tempo o fornecedor demora para fazer a entrega (termo chamado de “lead time”). Como você pode ver, é preciso ter alguns números na ponta da língua para fugir de contratempos, algo com o qual os sistemas de gestão de inventário ajudam bastante. Inclusive, esses softwares são ótimas opções para melhorar o controle de estoque em hotéis.

Vamos ver como seria a aplicação desse cálculo na prática? Imagine um hotel que utilize 30 litros de sabão líquido diariamente e cujo tempo de reposição seja de 7 dias. Utilizando a fórmula, o estoque mínimo seria: 30 litros x 7 dias = 210 litros. Aí já sabe, né? Quando esta quantidade de sabão tiver sido atingida – ou quando estiver muito perto de ela ser alcançada – é hora de chamar o fornecedor e de solicitar uma nova entrega.

O controle de estoque em hotéis tem muito a ganhar com essa técnica, pois ela evita a falta de insumos e, ao mesmo tempo, reduz drasticamente as chances de perder produtos por eles terem ultrapassado a data de validade, por exemplo.

Estoque de segurança

Pode-se dizer que o estoque de segurança é como um complemento do estoque mínimo. Igualmente importante para o controle de estoque em hotéis, sua principal função é evitar dores de cabeça com imprevistos, que vão desde o aumento repentino da ocupação – o que, por sua vez, culmina em uma necessidade maior de itens para a operação do hotel – a problemas com a logística e com atrasos por parte do fornecedor. Em outras palavras, ele é como um respiro, permitindo que o hotel atenda à demanda enquanto trabalha para obter mais quantidades.

Assim como o estoque mínimo, também existe uma conta que estipula o número ideal de itens para a composição de um estoque de segurança. A fórmula é a seguinte: (consumo máximo diário x tempo de reposição) – estoque mínimo. Para facilitar a compreensão, vamos usar o mesmo exemplo do sabão líquido.

Consideremos que, durante a alta temporada, o consumo de sabão líquido suba de 30 para 50 litros por dia e que o prazo de entrega permaneça o mesmo, de 7 dias. A conta seria assim: (50 litros x 7 dias) – 210 litros = 140 litros. Ou seja, em uma eventual emergência, o hotel teria à sua disposição 140 litros extras.

Controle de estoque em hotéis: o que levar em conta

Quando o controle de estoque em hotéis é gerenciado estrategicamente, o empreendimento aprimora seu fluxo de caixa. Afinal, dificilmente haverá compras de última hora de determinados produtos – o que pode encarecer todo o processo – e perdas de itens perecíveis pelo fato de o consumo ser mais lento do que a reposição. Da mesma forma, deixa de existir a necessidade de manter um espaço enorme para o armazenamento, o que gera custos consideráveis.

Mas, apesar de tudo isso, a cereja do bolo é, de fato, o aumento da satisfação do hóspede, uma vez que ele não terá sua estada frustrada pela indisponibilidade temporária de certos itens. Isso, por sua vez, leva a uma experiência mais fluida e a uma percepção positiva do serviço oferecido pelo empreendimento.

No entanto, nada disso vem de uma hora para a outra. A implementação de um controle de estoque em hotéis que funcione de verdade exige levar em conta uma série de coisas. Elencamos algumas delas abaixo:

• conhecer o lead time de cada fornecedor: a gestão de inventário depende diretamente do tempo de entrega dos produtos. Sendo assim, é primordial colocar isso na balança no momento de definir qual será o volume dos estoques mínimo e de segurança. Fora isso, certifique-se de que os parceiros comerciais são confiáveis e têm credibilidade no mercado para não associar sua marca a empresas que atuam de maneira antiética ou que estejam envolvidas em práticas ilícitas;
• sazonalidade: a hotelaria é um dos setores mais afetados pela demanda flutuante. Períodos de férias escolares, festas de final de ano, feriados prolongados e a realização de eventos costumam atrair bastante gente para os hotéis, ao passo que em outras épocas do ano as taxas de ocupação podem ser menos acentuadas. O empreendimento deve estar preparado para manter a excelência no atendimento em qualquer um desses cenários;
• monitoramento contínuo e análise do histórico: softwares que oferecem uma visão geral do inventário, rastreando a entrada e a saída de itens e enviando alertas de reposição sempre que níveis mínimos forem atingidos, são excelentes para que o controle de estoque em hotéis seja feito de modo inteligente. Fora isso, é possível cruzar esses dados com o histórico do hotel a fim de identificar gargalos e prever demandas. Como você pode conferir neste post, desperdício mesmo é não utilizar a tecnologia a favor do meio de hospedagem.

Deu para perceber que o controle de estoque em hotéis requer planejamento, né? Não se trata apenas de comprar ou não insumos. Agora a gente te pergunta: como o seu hotel gerencia essa questão? Compartilhe sua experiência nos comentários!

Author: Bruna Dinardi