Imagine viver em uma realidade na qual seu hotel nunca erra a mão no processo de compras. O estoque não vence na prateleira, a busca pelo fornecedor ideal deixa de ser uma saga e as compras se alinham perfeitamente ao comportamento dos hóspedes, quase como se fosse possível ter um vislumbre do futuro. Parece bom demais para ser verdade? Pois saiba que dá para ter tudo isso com o uso do big data nas compras hoteleiras.
Neste post, vamos explorar como a inteligência de dados pode revolucionar a maneira como os hotéis compram, planejam e se preparam para atender seus clientes, brindando os empreendimentos com mais eficiência e menos desperdício. E tem um bônus: aplicar isso está mais ao seu alcance do que você pensa. Pode acreditar!
Da intuição à informação: a virada estratégica na hotelaria
Embora vez ou outra acabe dando certo, basear as decisões de compra em experiência e intuição não é o melhor caminho, ainda mais diante da complexidade do setor. Além da flutuação natural da demanda, o comportamento dos hóspedes também muda, e confiar apenas no “feeling” pode não ser o suficiente para atender ao seu nível de exigência, gerando insatisfação, perdas e desperdício de oportunidades.
É aí que entra a gestão de compras com big data: ao cruzar dados históricos, padrões de consumo, sazonalidade, eventos locais e até mesmo análises climáticas, a aquisição de bens e mercadorias se torna uma atividade puramente estratégica. Afinal, não se trata somente de reabastecer os armários e o estoque, mas de fazer as compras na hora certa e com o melhor custo-benefício.
Para desmistificar o conceito: o que é o big data nas compras hoteleiras?
Provavelmente você já ouviu falar em big data, mas talvez tenha pensado que se trata de algo distante do seu negócio. Na verdade, é exatamente o oposto. Com o uso massivo da internet e a chegada de cada vez mais ferramentas e recursos tecnológicos, nunca houve um volume tão grande de dados disponíveis como agora, nem tamanha diversidade de informações.
Quando corretamente interpretados, esses dados representam uma mina de ouro para as empresas, colocando nas mãos dos gestores insights valiosos para o negócio e oferecendo uma leitura que pode trazer ganhos exponenciais à marca. Em termos simples, o big data é isso: a coleta, o gerenciamento e a análise adequados de uma quantidade enorme de dados vindos de múltiplas fontes.
Trazendo isso para a realidade de um hotel, estamos nos referindo a dados como:
- histórico de ocupação e reservas;
- giro de estoque e consumo por perfil de hóspede (inclusive considerando a variação de acordo com a época do ano, como a venda acentuada de bebidas e pratos quentes no inverno);
- calendário de eventos sediados no destino e nas instalações do meio de hospedagem;
- tendências de mercado e preços praticados por fornecedores.
Reparou que todas essas informações de certa forma fazem parte da sua rotina por aí? O diferencial está em utilizá-las estrategicamente para prever comportamentos e cenários e, assim, aderir de vez às compras inteligentes na hotelaria – ou seja, aquelas feitas sem excessos e sem faltas.
Gestão de compras com big data: o poder da previsão
Como seria descobrir agora, em pleno mês de julho, os itens que serão imprescindíveis à operação do seu empreendimento em outubro? E se fosse possível prever – sem bola de cristal, hein! – que o consumo de café da manhã sofrerá um boom e será 60% maior daqui a dois meses, mesmo sem nenhum feriado à vista?
A utilização do big data nas compras hoteleiras proporciona exatamente esse tipo de vantagem, sobretudo por conseguir ir além do “óbvio”, lendo nas entrelinhas os dados que constam no sistema de reservas, por exemplo, e colocando na balança eventuais vulnerabilidades (como aumento de preço e de procura dos insumos), informações dos sistemas internos de gestão de estoque e avaliações de clientes e funcionários quanto à qualidade dos artigos, entre outros fatores.
Ter acesso a esse panorama não só conduz a decisões de compras inteligentes na hotelaria, como também abre caminho para:
- negociar antecipadamente com fornecedores, fugindo de compras de emergência (que geralmente vêm acompanhadas por preços elevados);
- evitar o desperdício no estoque, com itens parados, vencidos ou deteriorados;
- oferecer uma experiência mais consistente ao hóspede, mostrando que o hotel sempre tem aquilo que ele solicita e que é indispensável à sua experiência.
De modo geral, a gestão de compras com big data tem tudo para trazer uma economia significativa de dinheiro, utilizando números e dados reais para indicar o que deve ser comprado, quando e em qual quantidade. No entanto, tenha em mente que o objetivo não se resume a gastar menos, mas, sim, a comprar com mais qualidade. Há uma diferença gritante entre uma coisa e outra, viu?
Vai uma dica extra aí? Como o preço é um quesito primordial em qualquer processo de compras, algo que ajuda muito são as plataformas de compras coletivas, que aproximam fornecedores e hotéis e têm como meta promover acordos vantajosos para ambas as partes. A Solution4Hotel é uma delas e foi desenvolvida em parceria com a ABIH Nacional, despontando como uma ferramenta sob medida para atender à hotelaria no Brasil.
5 passos para começar a aplicar big data nas compras hoteleiras
- Centralize seus dados: organize todas as informações relevantes em um só sistema. Vale a pena investir na integração de sistemas ERP com BI (Business Intelligence), o que significa que os dados são coletados (estoque, reservas, compras anteriores etc.), armazenados e “traduzidos” em informações úteis para a empresa. Essa visão do todo é fundamental para identificar gargalos e tomar decisões seguras rapidamente;
- Identifique padrões de consumo: a partir da organização e da centralização das informações fica mais fácil de estudar o perfil dos hóspedes. Observe atentamente como isso afeta o nível de consumo de determinados itens, levando em consideração também as variações inerentes à alta e à baixa temporadas, tendências de consumo em viajantes com perfis e interesses similares, realização de eventos no próprio hotel e quaisquer outros fatores que possam interferir na demanda. Durante o período de férias escolares, por exemplo, pode haver um aumento nas solicitações de pratos infantis. Mapear esses padrões ajuda a antecipar necessidades e a driblar eventuais perrengues;
- Automatize o que for possível: uma das formas de se diferenciar com compras inteligentes na hotelaria é usando a tecnologia em prol do seu negócio. Isso inclui configurar alertas sempre que algum produto específico atingir níveis críticos no estoque ou, então, para ter acesso a relatórios periódicos que tragam recomendações de compra com base em histórico e previsão de demanda;
- Reforce o diálogo com fornecedores: o uso estratégico dos dados se torna uma vantagem competitiva ainda maior durante as negociações, já que aumenta o poder de barganha. Mostre que você está acompanhando o mercado de perto, compartilhe suas previsões de demanda, justifique volumes de compra e, acima de tudo, certifique-se de que todo mundo esteja na mesma página quanto a prazos de entrega, preços e condições de pagamento. Ter o respaldo do big data nas compras hoteleiras fortalece seu repertório no momento de fechar um acordo;
- Capacite sua equipe: apesar de o conceito de big data remontar à década de 1990, ele ainda é novidade para muita gente. Por isso, não hesite em investir em treinamentos e workshops, capacitando o time a interpretar relatórios, cruzar informações e a efetivamente usar os dados no dia a dia. Uma equipe com bom raciocínio analítico e que entende, de fato, o valor da informação contribui decisivamente para os resultados do hotel.
Diante de tudo isso, a lição que fica é que o big data não é algo que faz parte de um futuro distante; é o aqui e agora. Adotar uma abordagem orientada a dados no processo de compras dos hotéis vem se mostrando uma prática rentável, centrada no hóspede e extremamente benéfica à saúde do negócio. Portanto, o que acha de começar a olhar seus dados com um viés mais estratégico? Deixe um comentário com a sua opinião!
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