Uma camareira registra o término da limpeza no celular e, em questão de segundos, a recepção é notificada de que o quarto está pronto. Imediatamente o hóspede é liberado para se dirigir à acomodação – e imediatamente também o sistema é atualizado, deixando todo mundo na mesma página. O fluxo, que funciona com perfeição, é um reflexo do uso de aplicativos na hotelaria e comprova que a digitalização já não é mais tendência: ela se tornou parte do dia a dia operacional.
O que parece um simples toque de tela representa uma mudança profunda. Tarefas antes manuais, fragmentadas e lentas, com potencial enorme para erros, estão sendo redesenhadas. E, nesse novo modelo, a mobilidade não é um luxo: é o que mantém as equipes sincronizadas e o que conduz à tão cobiçada eficiência.
Instantaneidade: a nova rotina dos bastidores
No passado, a comunicação interna nos hotéis dependia de papel, telefonemas e uma boa dose de paciência. Ordens de serviço, checklists e relatórios de limpeza, por exemplo, circulavam em pranchetas, e qualquer solicitação – de uma lâmpada queimada a um ar-condicionado com defeito – exigia o preenchimento de formulários e o envio manual ao setor responsável. O time de governança hoteleira precisava avisar pessoalmente o supervisor ou ligar para a recepção ao concluir um quarto, enquanto as equipes de manutenção seguiam uma fila de chamados anotados à mão.
Esse modo de trabalhar deu certo por muito tempo, mas, assim como a hotelaria, ele evoluiu. Hoje, os apps para a gestão hoteleira permitem algo que antes era impensável: vislumbrar toda a operação do hotel em tempo real, com as equipes recebendo alertas automáticos a cada atualização e o bônus de que os gestores conseguem visualizar quem concluiu cada tarefa, em que momento e de que forma, com todos os históricos salvos no sistema.
Anotações em papéis e bloquinhos quebram um galho de vez em quando. Porém, além de serem mais demoradas, podem se perder pelo caminho e abrir brechas para erros de interpretação devido à legibilidade, o que acaba gerando retrabalho. Com os aplicativos, todos os registros são digitais, rastreáveis e integrados ao sistema de gestão, alimentando relatórios automáticos.
Atualmente, a tecnologia permite que uma camareira registre o uso de enxoval online, inclua fotos de itens danificados ou marque a necessidade de manutenção utilizando apenas o smartphone. O que isso significa na prática? Bem, muita coisa: menos ruído, mais agilidade e decisões baseadas em dados confiáveis.
Engajamento e sustentabilidade: efeitos colaterais bem-vindos do uso de aplicativos na hotelaria
A troca de informações entre as equipes sempre foi um dos gargalos nos meios de hospedagem, uma vez que cada setor tem seu próprio ritmo. A boa notícia é que os apps para a gestão hoteleira chegaram para solucionar esse problema, integrando os departamentos e tornando a operação mais sincronizada e transparente.
Esse cenário é extremamente vantajoso por fortalecer o sentimento de pertencimento entre os colaboradores: as equipes deixam de trabalhar isoladas em “ilhas” e se veem envoltas em um cotidiano muito mais colaborativo, com metas compartilhadas e visibilidade sobre o próprio desempenho.
E tem mais! O uso de aplicativos na hotelaria reduz drasticamente a dependência do papel. Menos impressões e formulários físicos significam menos desperdício – inclusive de dinheiro – e um impacto ambiental menor. No contexto hoteleiro, isso faz diferença, sobretudo para os empreendimentos alinhados aos pilares do ESG, interessados em construir negócios genuinamente mais sustentáveis e sólidos.
Todas essas decisões são sentidas também (e principalmente) pelo hóspede: atendimento mais ágil, processos mais organizados e uma operação que de fato pratica a sustentabilidade que anuncia. Esse alinhamento entre eficiência e responsabilidade ambiental se torna um diferencial competitivo real, capaz de fidelizar clientes tão efetivamente quanto qualquer promoção ou desconto.
E os desafios?
OK, nem tudo se resolve com alguns cliques. A implementação de aplicativos na hotelaria exige mais do que tecnologia: é preciso padronizar processos, treinar equipes e garantir uma infraestrutura estável. Afinal, de nada adianta ter o melhor app se o wi-fi cai a cada cinco minutos, né?
Fora isso, é fundamental ter em mente que existe uma curva de adaptação. É normal que colaboradores que nunca trabalharam com ferramentas digitais possam se sentir inseguros ou até resistentes no começo. É por isso que as implantações mais bem-sucedidas costumam acontecer em etapas: o pontapé inicial pode ser dado com governança e manutenção, expandindo-se depois para recepção e A&B. Dessa forma o hotel consegue testar fluxos, ajustar detalhes e envolver as equipes na construção do novo modelo.
Quando os funcionários percebem que o app veio para facilitar o trabalho – e não para monitorar os times ou tirar sua autonomia –, a aceitação cresce depressa e logo ganha consistência. O que antes parecia um desafio se transforma em uma ótima oportunidade de contar com processos mais claros, equipes mais engajadas e uma operação realmente integrada.
“Guest Facilities” e um futuro cada vez mais conectado
Uma das grandes promessas da tecnologia aplicada ao setor hoteleiro atende pelo nome de “Guest Facilities”. Já ouviu falar? Trata-se de uma plataforma digital que visa agilizar o atendimento ao hóspede sem abrir mão da excelência e que, ao mesmo tempo, tem como foco gerar receita e desafogar as equipes. Parece bom demais para ser verdade, a gente sabe.
Funciona mais ou menos assim: o cliente chega à acomodação e se depara com um QR Code. Ao apontar o smartphone para esse código, ele é direcionado a um link do WhatsApp que identifica automaticamente sua localização, apartamento e idioma. Por meio desse canal exclusivo ele consegue obter informações gerais do hotel, fazer pedidos para o time de A&B, acessar o extrato da conta e até efetuar o checkout, só para citar alguns exemplos.
Basicamente o que a plataforma faz é gerar um “web app” projetado para ser instalado no quarto dos hóspedes – ou seja, o usuário não precisa baixar nenhum outro app, é só ler o QR Code. A cereja do bolo: a plataforma entende mais de 100 línguas e está apta a lidar até mesmo com mensagens de voz.
É fácil entender por que o “Guest Facilities” é uma das soluções que fazem parte do Programa Retrofit Tecnológico de Hotéis, uma iniciativa da ABIH-SP celebrada por fomentar a inovação no setor. Esse é um baita exemplo de como a tecnologia pode simplificar processos, tanto que rendeu um episódio superbacana do videocast do Portal do Hoteleiro, no qual Renato Pardo, CEO da Net4Guest, traz mais detalhes sobre a ferramenta.
Além de Pardo, rolou uma entrevista enriquecedora com Ismael Mota, gerente de Desenvolvimento de Negócios da TP-Link Brasil. O debate girou em torno das soluções de conectividade e automação da Omada by TP-Link para a indústria hoteleira e ressaltou a importância de uma infraestrutura de rede de alta qualidade para os hotéis. Vale a pena assistir agora!
Apps para a gestão hoteleira: para onde vamos a partir daqui?
Com a popularização do uso de aplicativos na hotelaria, o controle da operação passou a caber na palma da mão (literalmente!). A questão agora não é mais se a tecnologia deve ser usada, mas, sim, como ela pode elevar o padrão do atendimento e gerar valor real.
Em um setor em constante reinvenção, deixamos aqui duas perguntas para você: o seu hotel está pronto para o próximo capítulo dessa transformação? E, se a digitalização já é realidade, o que você acredita que virá depois dela? Deixe um comentário!
