Assegurar que um hotel esteja devidamente abastecido com todos os produtos e serviços necessários para a sua operação não é uma atividade simples. Pelo contrário: exige organização e muita sinergia entre os departamentos. Em hotéis de pequeno porte essa tarefa costuma se restringir ao time de Compras; já empreendimentos maiores ou pertencentes a grandes redes têm optado pela aplicação do procurement na hotelaria.
Mas, peraí, o que é procurement?
Acima de tudo, procurement é um conceito. É uma abordagem estratégica que dá força à área de Compras, gerando valor ao processo de aquisição de bens e serviços. Em linhas gerais, pode-se dizer que o papel do procurement na hotelaria – e em quaisquer outros setores, a bem da verdade – é definir o que comprar, de quem comprar, em qual quantidade e por quanto.
Diante desse cenário, fica fácil de entender por que tanta gente acha que procurement e Compras são a mesma coisa. Os dois têm funções complementares, mas não dá para dizer que sejam sinônimos. Enquanto Compras é uma área mais focada na execução da compra em si, lidando com cotações, pedidos e notas fiscais, por exemplo, procurement é a estratégia por detrás de toda a parte operacional, responsabilizando-se pela análise de mercado, mapeamento e seleção de fornecedores, negociação e gestão de contratos.
Não é incomum que as duas funções sejam absorvidas por uma única equipe ou, em alguns casos, até por uma única pessoa. No entanto, empresas com uma estrutura mais robusta, como hotéis de médio e grande portes, já descobriram as vantagens de contar com uma frente específica para procurement – mesmo porque essa é uma atividade complexa, capaz de interferir na eficiência e na competitividade do hotel, como veremos a seguir.
As principais atividades do procurement na hotelaria
A missão do procurement é olhar para o ciclo de aquisição de bens e serviços por inteiro. Quando esse processo ocorre de maneira estruturada, o hotel ganha fluidez, se previne de riscos e reforça seu compromisso com a qualidade de tudo o que é oferecido aos hóspedes.
Vamos ver o que isso quer dizer na prática? Para uma melhor compreensão, elencamos abaixo seis atividades essenciais que devem ficar sob o guarda-chuva de procurement na hotelaria:
- identificação e análise de necessidades em termos de insumos e serviços para cada um dos núcleos do hotel. Isso inclui alimentos e bebidas, amenidades, produtos de higiene, mobiliário, enxoval, equipamentos em geral e serviços terceirizados, como manutenção e segurança, para citar alguns exemplos. Para que esse levantamento seja efetivo, é essencial que haja colaboração – e diálogo – entre todos os departamentos;
- pesquisa e seleção de fornecedores, de preferência tendo em mãos critérios bem definidos para garantir que os escolhidos vão corresponder ao padrão exigido pelo hotel, sobretudo no que se refere à ética e à transparência na condução de seus negócios. Além de avaliar sua capacidade de entrega, preços e qualidade, o objetivo é assegurar que são empresas de boa reputação, adeptas das melhores práticas do mercado (inclusive no que se refere à sustentabilidade) e que seguem à risca as normas regulatórias. Dica: optar por parceiros comerciais que apresentem certificações – como ISO 9001 (gestão da qualidade), ISO 14001 (gestão ambiental) e certificados sanitários (principalmente para fornecedores de alimentos e bebidas) – é sempre uma escolha sábia;
- negociação de contratos e condições comerciais, prezando por acordos que protejam os interesses do hotel e deixem claras as responsabilidades de ambas as partes. Atenção especial à definição de preço, prazos de entrega, métodos de pagamento, garantias e penalidades em casos de descumprimento de uma ou mais cláusulas;
- gestão de pedidos por meio da emissão de ordens de compra, controle de prazos de entrega e acompanhamento do status de cada pedido, acionando os fornecedores por atrasos, entrega incorreta ou produtos danificados;
- gestão de contratos e de relacionamento com os fornecedores, visando parcerias saudáveis e de longo prazo;
- análise de desempenho periódica, levando em consideração indicadores (KPIs) como pontualidade, índice de devoluções, custo total, qualidade dos insumos e confiabilidade dos fornecedores.
Benefícios de aderir a uma gestão estratégica de compras na hotelaria
Como você deve ter percebido, várias etapas separam o “querer comprar” do “fechar negócio”. O procurement na hotelaria não só ajuda a desenhar todo esse processo, como permite que, depois de tomada a decisão, o gestor consiga avaliar se, de fato, aquele foi um bom negócio e se vale a pena renovar o contrato.
Ao mesmo tempo, quando os fornecedores obedecem a critérios rigorosos de qualidade, eles automaticamente elevam o padrão dos insumos e dos serviços oferecidos pelo empreendimento – o que, por sua vez, faz a percepção de valor do cliente dar um salto substancial. Dessa forma, o hotel sai ganhando duas vezes: além de negociações eficazes gerarem um impacto significativo na redução de custos operacionais, sua imagem e sua marca são fortalecidas ao entregar uma experiência diferenciada ao hóspede.
Cabe ressaltar ainda que o procurement coloca ordem na casa ao padronizar todos os processos de compras, estabelecendo fluxos claros e consistentes, e ao assegurar que mesmo as menores compras estarão alinhadas às políticas internas e às exigências legais. Como consequência, o hotel ganha agilidade, desvia de riscos e torna seus gastos mais previsíveis e gerenciáveis, evitando surpresas no orçamento.
E tem um bônus: implementar o procurement na hotelaria é a chance perfeita de estimular a adoção de práticas de compra mais sustentáveis. Se um dos objetivos estratégicos do hotel for se tornar ecologicamente correto e, assim, atender à demanda crescente dos viajantes por empresas mais “verdes”, o procurement pode ajudar bastante ao priorizar produtos de baixo impacto ecológico e ao trabalhar exclusivamente com fornecedores que tenham certificações ambientais.
Conclusão: não seria nenhum exagero dizer que investir em procurement é dar um passo rumo à maturidade da gestão hoteleira, equilibrando a busca por eficiência, economia e propósito.
Você conhece as plataformas de compras coletivas?
Grande parte do êxito nas áreas de Compras e procurement na hotelaria depende do “match” entre hotéis e fornecedores. E você sabia que, hoje, já existem plataformas que se dedicam a otimizar as interações entre as duas pontas? A Solution4Hotel, que tem a ABIH Nacional como principal parceira, é uma delas e traz consigo uma missão nobre: auxiliar os meios de hospedagem a obterem o melhor preço possível, seja qual for a sua necessidade.
Por meio da plataforma, os hotéis compartilham suas demandas de compra – isso sem custo algum. A S4H, por sua vez, consolida todas as solicitações recebidas e vai atrás de fornecedores, os quais passam por um leilão reverso eletrônico. Como os hotéis têm demandas em comum, a ideia é proporcionar ganhos em escala e negócios vantajosos para todos os envolvidos.
De acordo com Marcos Vilas Boas, CEO da empresa, uma das premissas é facilitar a decisão de compra, algo que se torna viável ao permitir comparações entre diferentes produtos. “O preço é CIF [sigla para Cost, Insurance and Freight, que significa que o valor já inclui o frete], faturado em pelo menos 30, 60 e 90 dias e [o que consta na plataforma] é o preço final, sendo o mesmo para todo mundo”, explica – a exceção são as regiões que apresentam algum grau de dificuldade logística, o que pode encarecer o processo.
Vilas Boas, que também é presidente da ABIH-SP, falou tudo sobre o assunto em um videocast imperdível do Portal do Hoteleiro. Que tal assistir agora, hein? Ah, e depois conte para nós: como sua equipe tem lidado com a gestão de compras por aí? Você pretende se render ao procurement na hotelaria em breve ou já fez isso? Deixe um comentário!
