De acordo com a planilha ou o sistema, há cinco unidades armazenadas de determinado item. Porém, na hora da checagem física, ou a prateleira está vazia ou o número não bate. Reconhece essa cena? Pois ela é comum em empreendimentos de todos os portes. É como se a realidade do estoque em hotéis corresse em um ritmo paralelo.
Na teoria, todo mundo sabe que é crucial manter relatórios atualizados, registrar retiradas e chegadas, formalizar requisições e realizar contagens periódicas. Mas aí o movimento no restaurante aperta ou a ocupação dispara e o rigor do controle de insumos automaticamente vira segundo plano — afinal, a prioridade sempre deve ser o hóspede. Nesse ciclo, dados importantes acabam se perdendo e alimentando a divergência de estoque, oferecendo à gestão apenas a ilusão de precisão.
Onde o controle se perde no dia a dia
O descompasso entre o que aparece na tela e o que consta na prateleira muitas vezes é um sintoma da criação de “estoques fantasmas”, constituídos por insumos que receberam baixa no sistema, mas foram transferidos para depósitos intermediários (como miniestoques formados pelas equipes de governança ou manutenção e que estão distribuídos pelos andares). Ou seja, para quem olha no controle, esses itens já não estão mais disponíveis, quando na verdade eles continuam fisicamente no hotel — só que sem a possibilidade de serem rastreados. Dessa maneira fica impossível mensurar o que realmente está ao alcance da operação e o que já foi consumido.
Outro gargalo crítico reside nas fichas técnicas do setor de Alimentos e Bebidas. Esses documentos definem a quantidade exata de cada ingrediente utilizada na produção de um prato ou drink, servindo de base para a baixa automática no estoque a cada venda realizada no PDV. Quando as fichas não passam por revisões regulares — ignorando alterações no tamanho das porções, trocas de fornecedores ou o fator de correção (sobretudo a perda natural no pré-preparo), por exemplo —, o sistema registra um consumo que não condiz com a realidade da cozinha. A consequência é o desbalanceamento do inventário: itens essenciais acabam antes do previsto, enquanto outros sobram até atingirem a data de validade.
A soma desses desencontros gera um prejuízo duplo. A falsa escassez força compras de emergência praticadas a preços de balcão e com fretes abusivos, anulando o poder de negociação do setor de Compras. Por outro lado, não é raro que itens sejam adquiridos em excesso, o que não só imobiliza capital de giro, como ainda favorece o desperdício, uma vez que nem todos os produtos têm uma vida útil longa e, por isso mesmo, podem estragar antes de serem utilizados.
De modo geral, as perdas no estoque na hotelaria não acontecem por conta de um grande extravio. Pelo contrário: geralmente elas corroem o caixa aos pouquinhos. Com o tempo, a equipe passa a conviver com o “furo” no inventário como um mal inevitável, adotando margens de segurança que apenas mascaram a ineficiência de todo o processo.
A inteligência por trás do gerenciamento de estoque em hotéis
Tecnologias de automação, leitores de código de barras e softwares integrados ajudam no controle de insumos, mas não resolvem sozinhos fluxos mal desenhados ou falhas de comunicação entre os departamentos. O sistema aceita qualquer dado que nele for inserido; se a rotina operacional for frágil, a resposta na tela continuará sem credibilidade.
Para estancar as perdas, é preciso olhar para a gestão de estoque com profissionalismo — nesse sentido, vale conferir o conteúdo Controle de estoque ineficiente: 4 pontos para entender onde a gestão está errando. Entre outras coisas, isso inclui:
- utilizar recursos de inteligência artificial com sabedoria para a previsão de demanda nos empreendimentos — e estar ciente de que o algoritmo também erra;
- guiar-se por indicadores (KPIs) confiáveis, acompanhando a cobertura real de estoque em dias, o giro de estoque por categoria e o custo do estoque parado;
- capacitar o time para lidar adequadamente com o inventário por meio de treinamentos focados e práticos, algo especialmente importante para garantir que tudo corra bem durante a alta temporada, que já está batendo à porta;
- incentivar o uso da metodologia 5S e de outras práticas que ajudem a manter o estoque organizado e limpo.
A gestão de estoque em hotéis abrange frentes complexas — e o Portal do Hoteleiro acompanha de perto cada uma delas. Porém, a gente sabe que o setor de hospitalidade está constantemente em transformação e que cada empreendimento tem os seus desafios.
Sendo assim, gostaríamos de perguntar a você: o controle de insumos no local em que você trabalha é eficiente ou vira e mexe o atendimento ao hóspede é comprometido pela falta de um ou mais itens? Por que ainda há tanta divergência de estoque se há ferramentas que surgiram para facilitar justamente a inserção e a atualização de dados no sistema?
Deixe a sua resposta nos comentários! Os tópicos levantados por você serão o ponto de partida para as nossas próximas reportagens.
