Uma despensa que não tem todos os ingredientes para cumprir o cardápio. Enxoval insuficiente para cobrir aquele boom eventual na demanda. Shampoos, condicionadores e hidratantes comprados em excesso e se aproximando rápido demais da data de validade. Prateleiras bagunçadas e sem lógica na disposição dos produtos. Além de todos esses serem exemplos clássicos de erros de estoque em hotéis, eles têm mais um ponto em comum: a capacidade de interferir na rentabilidade do negócio, na eficiência operacional e até no tipo de experiência que o cliente terá durante a hospedagem.
Um deslize aqui, um esquecimento ali, uma quebra de protocolo acolá… Tudo parece sob controle, até o momento em que uma auditoria interna escancara uma sequência de erros e a gestão do estoque se torna uma área crítica, criando um efeito cascata que atinge outros núcleos do empreendimento e, no final das contas, deságua em um problemão: a perda de credibilidade perante o hóspede.
Ninguém quer chegar a esse ponto, né? Por isso, para que você não se veja nessa mesma situação amanhã ou depois, selecionamos para este post os principais erros de estoque em hotéis e explicamos por que é tão importante mantê-los longe do dia a dia.
5 erros de estoque em hotéis e seus impactos
1. Registro incorreto (ou inexistente) das movimentações
Seja em um sistema de última geração ou em uma planilha simples, é fundamental registrar todas as entradas e saídas de estoque. Não importa se chegou um carregamento com produtos de limpeza ou se o que foi retirado foi um único pacotinho de sabonete: é a acuracidade do registro que evita o chamado “estoque fantasma”, no qual todo mundo (inclusive o sistema) acha que existe uma quantidade X de itens armazenados, mas a realidade se mostra bem diferente – para mais ou para menos.
Impactos: incapacidade de atender à demanda do hóspede por falta de produtos essenciais, compras desnecessárias (inclusive as que são feitas em caráter de urgência e custam mais caro), falta de confiança no controle de inventário e dificuldade para identificar perdas e/ou desvios.
2. Não fazer a conferência adequadamente ao receber mercadorias
É só assinar o papel confirmando a entrega e direcionar os itens até o local apropriado, certo? Errado! Seria muito simples se fosse só isso, a gente sabe, mas a verdade é que a conferência precisa ser feita – e com muita atenção.
Entre outras coisas, esse trabalho inclui checar validade, lote, peso, quantidade e uma avaliação da integridade física dos produtos. Não se trata de desconfiar da índole do fornecedor; é pensar que, lá na frente, itens errados, de qualidade inferior ou danificados significam prejuízo ao empreendimento, sobretudo se isso causar uma percepção negativa no hóspede.
Impactos: aumento de custos com substituições, interrupção no fluxo de atendimento e espaço físico ocupado com itens que não serão utilizados, além de possível desgaste na relação com fornecedores.
3. Pecar na organização e no armazenamento
Existe um motivo – quer dizer, vários – para que o cuidado com o armazenamento figure entre as melhores práticas de estoque para hotéis. O primeiro deles é que, quando há lógica na organização e na distribuição de produtos por entre as prateleiras e corredores, isso evita que os funcionários percam minutos preciosos procurando por um item. E você já sabe: agilidade e precisão no atendimento são quesitos da maior importância sob a ótica do cliente. Portanto, faça todo o possível para manter a ordem lá dentro, por mais intensa que esteja a movimentação no meio de hospedagem.
Um armazenamento eficiente também implica oferecer as condições necessárias para prolongar a vida útil de cada produto, certificando-se constantemente que a temperatura e o nível de umidade estejam adequados, que não há riscos de pilhas de caixas desmoronarem de uma hora para outra e que os itens sejam estocados de tal forma que os antigos sempre sejam os primeiros a sair.
Ao mesmo tempo, é imprescindível respeitar os cuidados inerentes a cada categoria de produto, o que quer dizer jamais misturar alimentos e bebidas com produtos de limpeza, por exemplo.
Impactos: deterioração e perda de insumos, risco de contaminação cruzada e à segurança alimentar como um todo, desperdício de recursos e prejuízos à reputação do hotel.
4. Comprar menos ou mais que o necessário
De modo geral, dois dos grandes erros de estoque em hotéis – tanto comprar coisas em excesso, quanto ter um estoque baixo demais – revelam falta de sinergia entre as equipes e um sistema falho. Uma iniciativa que pode ajudar a resolver parte do problema é garantir que exista uma padronização de códigos e descrições dos produtos, prevenindo, assim, compras duplicadas e a dificuldade em localizar certos itens.
Fora isso, a dica que fica é se debruçar sobre os dados e estudar a fundo o histórico de consumo e o comportamento do hóspede em períodos específicos. Afinal, ter esse embasamento permite prever a demanda e, consequentemente, planejar-se estrategicamente para garantir a excelência no atendimento ao hóspede do início ao fim da estada.
Impactos: a falta de clareza quanto à média histórica de consumo (a famosa sazonalidade) pode levar à falta de insumos, à impossibilidade de atender às necessidades dos clientes e à queda na satisfação. Por outro lado, o estoque exagerado de determinados produtos exige um espaço físico maior (o que traz consigo mais gastos, vale dizer), aumenta as chances de perdas por deterioração e compromete o capital de giro.
5. Abrir mão de contagens periódicas
Realizar auditorias periódicas (quinzenais ou mensais, de preferência) é essencial para o controle de estoque hoteleiro. A ideia não é identificar, perseguir e castigar quem comete erros. Pelo contrário! É entender se o processo está fluindo como deveria e refiná-lo até ele ficar redondinho. O objetivo é averiguar se o que consta no sistema bate com a contagem física e evitar que pequenos desvios se transformem em perdas significativas ao longo do tempo.
Impactos: aumento de desvios não detectados, impossibilidade de corrigir problemas rapidamente e perda de confiança no controle interno.
No fim das contas, apesar de os erros de estoque em hotéis poderem parecer irrelevantes em um primeiro momento, eles têm efeito direto na operação, gerando estresse e frustração de todos os envolvidos (funcionários, hóspedes e até fornecedores), desperdício, gastos extras e, o que é ainda pior, uma sensação de que a experiência poderia ter sido melhor – algo que definitivamente pesa contra futuras estadas.
Você já identificou algum desses erros acontecendo por aí? Conte pra nós nos comentários! E, se o seu intuito for se destacar cada vez mais no setor, assine agora o Portal do Hoteleiro e garanta acesso imediato – e grátis – a muito material exclusivo!
