Quem usa a tecnologia para aprimorar a gestão de compras reduz os custos operacionais em até 20%. Este dado extraordinário veio de um estudo divulgado pela Deloitte e reacendeu o debate sobre a importância da digitalização na hotelaria e em demais setores. Se, antes, a maioria dos processos para a aquisição de bens e serviços era manual e burocrática, hoje é possível automatizar grande parte dessas tarefas e obter resultados melhores.
Acomode-se bem aí, pois este post tem potencial para ampliar sua receita e, de quebra, adicionar doses generosas de eficiência à sua equipe. Boa leitura!
3 motivos que explicam por que a digitalização na hotelaria veio para ficar
1. O ganho de tempo e produtividade é enorme
Ainda há certa resistência por parte de algumas pessoas no que se refere à automatização de tarefas devido ao receio de que máquinas ou robôs assumam seus papéis dentro das empresas. Porém, no contexto de digitalização na hotelaria, a intenção é justamente a oposta: deixar as atividades repetitivas por conta de softwares e plataformas digitais para que os funcionários possam sair do operacional e partir para o lado estratégico do negócio.
A geração de pedidos é um bom exemplo de como o time de Compras tem a ganhar com a digitalização na hotelaria. A partir de uma boa integração entre os sistemas de gestão de estoque e de compras, ninguém precisa mais ir até o estoque de tempos em tempos para contar quantas unidades de determinado item estão armazenadas. Isso porque, por meio da tecnologia RFID e da Internet das Coisas (IoT), o jeito de monitorar o inventário se modernizou: os pedidos de compra são gerados automaticamente sempre que algum produto estiver chegando em um ponto crítico. Inclusive, a gente descreveu tudo isso em detalhes no post 2 ferramentas para controle de estoque que vão melhorar a gestão no seu hotel.
2. Há mais transparência nos processos
Quando a digitalização de processos na hotelaria é implementada, toda ação que permeia o ciclo de uma compra pode ser rastreada. E isso é ótimo, já que é um jeito de assegurar que tudo seja feito de acordo com os regulamentos vigentes – das normas internas aos protocolos internacionais que regem a operação de um hotel e que visam à excelência e à segurança. A auditoria agradece!
Além disso, as plataformas digitais costumam ser excelentes com dados, gerando relatórios detalhados e análises de desempenho que oferecem uma visão abrangente (e em tempo real!) do empreendimento, sinalizando pontos fortes e o que deve ser aprimorado sem omitir qualquer tipo de informação.
3. A redução de erros é considerável
Não é preciso fazer parte do departamento de Compras para saber que gerenciar a cadeia de suprimentos é uma atividade complexa. Para começar, vamos imaginar a realidade de um hotel: quantos fornecedores são necessários para que a operação se mantenha firme e forte? É preciso suprir a área de Alimentos & Bebidas, repor o estoque de produtos de limpeza, contar com enxoval de cama e banho, ter o apoio de pessoal capacitado para fazer a manutenção de equipamentos, substituir os acessórios dos banheiros quando apresentarem defeitos, zelar pela padronização do uniforme de todos os colaboradores, restituir itens de decoração que eventualmente quebrem… Ufa!
A digitalização na hotelaria facilita demais a coordenação de tudo isso, além de erradicar falhas que possam ser geradas por digitação incorreta ou perda de prazos. Da mesma forma, o uso da tecnologia garante que nenhum pedido seja aprovado sem, antes, passar por um fluxo de trabalho pré-estabelecido, o que confere mais segurança ao processo como um todo.
Digitalização na hotelaria na prática: a junção de sistemas de procurement e SRM
Antes de qualquer coisa, cabe uma breve explicação de o que “procurement” quer dizer, né? O termo é utilizado para se referir à área da qual faz parte o núcleo de Compras de uma empresa, abrangendo desde a estratégia utilizada para a aquisição de um produto ou serviço às pesquisas por fornecedores e à realização do pagamento.
E essa é a versão resumida, viu? Os processos de procurement analisam a fundo cada uma das necessidades de compras (a fim de evitar gastos desnecessários), conferem se os fornecedores selecionados são qualificados para atender ao pedido, alinham o orçamento com o departamento financeiro, avaliam se os itens que constam nos contratos foram devidamente cumpridos e dão conta de toda a documentação.
No entanto, para obterem êxito, os processos de procurement dependem de uma boa gestão de relacionamento com os fornecedores. E é aí em que entra a chamada SRM, sigla para Supplier Relationship Management, que corresponde a um conjunto de estratégias de negócio que têm como objetivo descomplicar o contato com os fornecedores e construir parcerias de longo prazo.
Dito isso, uma das várias facetas da digitalização na hotelaria envolve a utilização de um software de procurement que implemente as estratégias de SRM. Afinal, assim os gestores obtêm negociações mais eficientes – em termos de qualidade do produto, confiabilidade do parceiro e identificação das melhores oportunidades – por meio de processos mais ágeis.
Dica bônus
Como já deve ter ficado claro até aqui, os recursos tecnológicos podem simplificar – e muito! – o dia a dia do comprador.
Por isso, vale ressaltar outra grande vantagem do uso de softwares de procurement que tem tudo a ver com a digitalização na hotelaria: quando estiver procurando pelo fornecedor ideal, o comprador não precisa mais solicitar o preenchimento de formulários e cadastros. Sabe por quê? Os sistemas de procurement mais robustos, que se complementam com as estratégias de SRM, permitem a utilização de uma base de dados atualizada e já validada de fornecedores, uma vez que o sistema compartilha essas informações com todos os usuários. Ou seja: se outra empresa, em algum momento, já validou as documentações e os dados de um fornecedor, todas as outras que utilizam esse sistema têm acesso a esse cadastro.
Como estão os seus processos por aí? Eles ainda são manuais ou você já se rendeu às vantagens da digitalização na hotelaria? Use nosso espaço de comentários para deixar a sua opinião!
