E se a gente te falasse que o que pode estar impedindo o seu hotel de economizar é uma boa conversa? Calma, calma, isso não tem nada a ver com a performance da equipe. Nós estamos nos referindo aos fornecedores e à maneira com que o empreendimento tem obtido produtos ou serviços para sua operação. Conquistar contratos vantajosos é uma habilidade poderosa, principalmente em tempos de custos altos e margens apertadas. Portanto, fique por aqui: este post vai apresentar dicas de negociação para hotéis e ajudar o seu negócio a prosperar – sem abrir mão da qualidade, é claro.
Para aplicar no dia a dia: 6 dicas de negociação para hotéis que melhoram a saúde financeira
1. Tenha à mão as necessidades do hotel e o histórico de consumo
Nenhuma negociação deve ser iniciada sem, antes, ter muito claro o que o hotel precisa adquirir e em qual quantidade. Quer um bom ponto de partida? Estude o histórico de consumo, pois ele oferece uma dimensão real dos itens que são essenciais para o êxito da operação, e se baseie nesses dados para estimar demandas futuras.
Como a hotelaria é marcada por uma flutuação natural na ocupação, a palavra é essa mesmo: estimar. Considere fatores como sazonalidade e eventos para ter uma noção de como deve ser o consumo nos próximos meses ou semanas para se preparar adequadamente. Jamais faça isso sem estar embasado em dados – essa é uma etapa fundamental para realizar compras para hotéis de forma estratégica.
Depois, é hora de dar um pulo no estoque e conferir os itens que já estão armazenados. Sem esse cuidado você provavelmente vai solicitar a aquisição de produtos em quantidades erradas, acumulando-os desnecessariamente e correndo o risco de vê-los se deteriorar nas prateleiras antes mesmo de serem utilizados. Sabe o que isso significa, né? Dinheiro jogado fora.
Dica: caso o seu hotel não tenha um sistema robusto de gestão de estoque, recomendamos a leitura do post 4 passos para melhorar o controle de estoque em pequenos hotéis com poucos recursos.
2. Seja específico
Uma das dicas de negociação para hotéis mais importantes é listar não apenas o que comprar, mas ser o mais detalhista possível. Há alguma marca, modelo ou especificação técnica que precisam ser levados em conta durante o processo de aquisição? Lembre-se: existe uma diferença enorme entre dizer “lâmpada para área externa” e “arandela solar integrada ASI 220 luz branca”. Esse nível de detalhamento evita erros e agiliza o processo como um todo. Sendo assim, vale a repetição: seja específico. O time de Compras agradece.
3. Faça uma varredura no mercado
Antes de fechar qualquer acordo, descubra qual é o preço médio pelo qual determinado item é vendido. Isso é importante porque te ajuda a estabelecer um ponto de referência, impedindo que você fique no escuro no momento da negociação. Além disso, ter essa informação na manga permite identificar valores inflacionados – o que dá margem para tentar preços melhores – ou muito abaixo do mercado – o que pode ser um sinal de alerta quanto à qualidade.
Ter ciência das condições oferecidas pelos fornecedores é outro fator de peso. Ao amparar a tomada de decisão em uma base de comparação sólida e atualizada, você consegue construir uma argumentação estratégica e apresentar uma contraproposta mais adequada à realidade do seu negócio. Esse tipo de cuidado é fundamental para tornar as compras para hotéis mais eficientes. Dito isso, tenha em mente que dificilmente a primeira proposta será a ideal, viu? Analise o mercado com racionalidade e não tome decisões precipitadas, que podem culminar em desperdício de recursos.
4. Tem preferência por um fornecedor? Não entre em contato com ele primeiro
Pode parecer contraditório, a gente sabe. No entanto, essa é uma das dicas de negociação para hotéis mais preciosas. Quando você deixa o fornecedor mais cobiçado por último, você chega até ele com uma técnica refinada e mais aquecido para fechar negócio – além de ter tido a chance de ouro de enriquecer seu repertório com informações coletadas junto à concorrência. São essas mesmas informações que vão abrir caminho para você chegar à mesa de negociação com boas chances de conseguir o que deseja.
5. Vá atrás de mais do que apenas bons preços
Veja bem, não estamos falando que o preço não é um fator relevante. Muito pelo contrário: diante das diversas despesas fixas e variáveis comuns à hotelaria, reduzir custos é sempre uma iniciativa bem-vinda. Não à toa, não tem como falar em processos de compras para hotéis sem mencionar um dos grandes trunfos dos meios de hospedagem: as compras em volume, as quais trazem consigo um imenso potencial de barganha.
A ideia, no caso, é ressaltar a importância de incluir na negociação outros fatores correlatos, como prazos de pagamento, frete e condições de entrega diferenciados. Ao mesmo tempo, é sempre válido verificar a possibilidade de ampliar o leque de serviços ofertados pelo fornecedor sem a cobrança de taxas adicionais – cabe citar aqui brindes, consultoria, treinamentos, suporte técnico e manutenção preventiva de equipamentos, por exemplo.
6. Construa uma relação de confiança e parceria com os fornecedores
Não encare os fornecedores como meros prestadores de serviço. Eles são mais do que uma ponte entre o seu empreendimento e o item que você precisa para manter a operação funcionando. Estabeleça uma relação alicerçada na honestidade e na ética, sendo sempre muito transparente quanto às necessidades e às expectativas.
Você não precisa (e nem deve) aceitar condições que não façam sentido em nome do bom relacionamento. Entretanto, quando existe diálogo, confiança e interesse genuíno em dar sequência à parceria comercial – a qual, aliás, deve, necessariamente, ser benéfica para ambos os lados –, adaptações aqui e ali podem ser a diferença entre superar um momento de crise ou sucumbir às dificuldades. Esse tipo de postura é uma das dicas de negociação para hotéis que mais contribuem para a construção de acordos sustentáveis ao longo do tempo.
Às vezes, ser flexível pode ser a chave para se diferenciar. Afinal, o fornecedor talvez tenha produtos alternativos que gerem resultados excepcionais – nos quais você provavelmente não arriscaria se não confiasse na qualidade da entrega – ou esteja disposto a testar novos modelos de parceria, a exemplo de pagamento por consignação, compras colaborativas e fornecimento de algum produto ou marca com exclusividade.
Os erros mais comuns nos processos de compras para hotéis
Todo mundo está sujeito a cometer erros, mesmo que conte com anos e anos de experiência. Porém, uma das dicas de negociação para hotéis mais importantes é se preparar adequadamente justamente para desviar da maioria deles. Abaixo estão alguns dos deslizes mais comuns:
- tomar decisões sem embasamento e sem ter objetivos bem definidos;
- escolher o fornecedor que oferece o preço mais baixo, sem olhar para prazos de pagamento e entrega, frete, garantias, pós-venda e demais condições atreladas;
- apostar todas as fichas em um único fornecedor, ficando no prejuízo em caso de problemas do lado dele (como atrasos, greves e até falências) e totalmente dependente de seus preços e prazos;
- focar em parcerias de curto prazo, enxergando as compras para hotéis como ações pontuais. Isso dificulta o acesso às melhores condições para adquirir certo produto ou serviço, pois os fornecedores tendem a priorizar clientes recorrentes, com os quais têm uma relação duradoura e, de certa forma, previsível;
- não oficializar a parceria comercial com contratos formais, assinados por ambas as partes, abrindo brechas para mal-entendidos e frustrações com demandas não atendidas;
- não acompanhar o pós-negociação para saber se o que foi acordado está sendo cumprido. O ideal é criar um sistema de monitoramento de desempenho e averiguar se o fornecedor está deixando a desejar em algum quesito, usando esses dados como “munição” em futuras negociações.
Não se iluda, viu? Negociar bem não é questão de sorte ou de talento – é estratégia, preparo e foco em resultados concretos. Agora que você já conhece algumas das melhores práticas que aprimoram a eficiência das compras para hotéis, convidamos você a uma reflexão: seu atual processo de negociação é, de fato, o melhor possível ou será que você está deixando passar boas oportunidades?
