Abrir uma pousada com pelo menos 20 quartos custa em torno de R$ 2 milhões. O valor te surpreendeu? Pois essa é só a verba inicial. Sustentar o dia a dia com a excelência necessária para construir boa reputação e prosperar requer investimento elevado, sim, além de uma engenharia complexa. Afinal, é preciso orquestrar todo tipo de serviços — da arrumação e limpeza à manutenção —, se garantir no atendimento ao público e ter uma gestão eficiente também nos bastidores. A falta de estratégia no setor de Compras, por exemplo, coloca o negócio cara a cara com um problemão: o desabastecimento em hotéis.
Essa vulnerabilidade ficou escancarada em 2020, quando a pandemia travou as fronteiras e o mundo viu tudo desacelerar. Os hotéis foram especialmente impactados e tiveram que tirar vários coelhos da cartola para não fecharem as portas. Ainda assim, mais de 3 mil empreendimentos encerraram suas atividades nesse período, de acordo com dados da Confederação Nacional do Comércio de Bens, Serviços e Turismo (CNC).
Em meio a esse cenário de forte instabilidade, sobreviveram aqueles que tinham fôlego maior no caixa e que souberam se reinventar, tanto aos olhos dos hóspedes quanto nos processos internos. Qual será que foi o legado disso para o gerenciamento de riscos na cadeia de suprimentos? Ou a área de Compras na hotelaria não precisa(va) de nenhuma mudança drástica? Reservamos este post para refletir sobre como é possível evitar o desabastecimento em hotéis com planejamento e com um olhar apurado para a gestão de fornecedores.
Por que o estoque do hotel precisa ser resiliente?
O receio do novo coronavírus ficou para trás, mas o mercado segue enfrentando grandes desafios: conflitos geopolíticos, oscilações cambiais drásticas, eventos climáticos extremos, inflação. Tudo isso afeta a produção, o comércio e a distribuição de mercadorias — e, eventualmente, tudo isso respinga em Compras.
O perigo para o estoque (e para a experiência do hóspede) nem sempre está no atraso do caminhão com o novo lote de produtos de limpeza, por exemplo. A chegada dos itens ao destino depende de diversas variáveis, e muitas vezes elas afetam a indústria que abastece o setor.
Quem atua na hotelaria sabe perfeitamente que limpar um hotel é diferente de limpar uma residência, demandando o uso de produtos com ativos químicos específicos, como o quaternário de amônia. Porém, se der qualquer xabu com a matéria-prima base, que é importada, as fabricantes nacionais não conseguem produzir os desinfetantes que o setor precisa para uma limpeza profissional. E aí não tem jeito: os hotéis vão mesmo demorar a receber seus pedidos.
Se a pandemia deixou alguma moral da história para o universo corporativo foi que a eficiência operacional de um negócio depende diretamente da sua capacidade de resistir a interrupções inesperadas. Para os meios de hospedagem, entre outras coisas, isso significa transformar o gerenciamento de riscos na cadeia de suprimentos em prioridade máxima, blindando a operação contra os gargalos “ocultos” do mercado.
Estratégias de gestão de fornecedores para combater o desabastecimento em hotéis
Quando o apagão é global e falta matéria-prima na indústria, nenhum setor sai ileso. No entanto, o impacto nos hotéis pode ser atenuado dependendo da maneira como é feita a gestão de fornecedores. Apostar todas as fichas em um único parceiro comercial apenas porque ele oferece o preço mais baixo pode até fazer bem para o cofrinho da empresa no aqui e agora. Só que basta que a sombra de uma crise se aproxime para que o desabastecimento em hotéis se instaure — e, junto com ele, instaure o caos, diga-se de passagem.
Diversificar o leque de fornecedores é uma garantia de segurança operacional. Não à toa, redes como a Accor têm 180 fornecedores homologados. Trouxemos esse dado à tona pela primeira vez em um post que tem tudo a ver com esse assunto: Por trás do credenciamento de fornecedores: como evitar riscos e reduzir custos em até 18%.
Para o comprador, mapear e gerenciar essa segurança operacional é algo que se constrói em três frentes principais, como veremos a seguir.
1. Identificação de itens vitais
Nem todo produto tem o mesmo peso na operação, e é dever do comprador saber exatamente o que pode paralisar o hotel em um curto espaço de tempo. Sem os alvejantes necessários para a lavanderia, a pilha de lençóis e toalhas sujos começa a crescer e, depois de um tempo, o time de governança se vê impossibilitado de liberar os quartos. A mesma coisa vale para os produtos de limpeza e para insumos de A&B. Já pensou ficar sem o básico para o café da manhã?
Outro exemplo, ainda mais grave, tem a ver com a qualidade da água do hotel: se faltarem os químicos para o tratamento preventivo dos reservatórios e das torres de ar-condicionado, o sistema de climatização precisa ser desligado (para evitar a dispersão de bactérias nocivas no ar) e a potabilidade da água é ameaçada. O caos, nesse cenário, envolve interditar andares inteiros ou suspender temporariamente as atividades devido aos riscos à saúde de colaboradores e hóspedes.
Classificar o estoque por esse nível de impacto real é o que define onde o desabastecimento em hotéis se torna uma ameaça inadmissível.
2. Inclusão de fornecedores regionais na jogada
Para mandar bem na gestão de fornecedores, a dica é vasculhar a região em busca dos melhores parceiros locais em vez de mirar apenas nos grandes distribuidores. Esse equilíbrio é superpositivo. O preço de tabela deles pode não ser o mais atrativo para o fluxo normal de compras na hotelaria, já que eles não têm o mesmo poder de barganha que os “bambambãs”, mas a proximidade geográfica é uma carta na manga para o caso de o principal fornecedor falhar.
Embora os gigantes da indústria tenham a escala a seu favor, eles costumam ter processos mais engessados, demorando dias para faturar e despachar uma carga. Por outro lado, os locais geralmente têm mais agilidade e conseguem resolver o problema em questão de horas. Dessa forma, o comprador pode até ter que pagar um pouco mais caro por um lote de emergência, mas, em compensação, ele não tem toda a operação prejudicada pela falta de insumos.
3. Olhos na demanda — sempre!
Investir em um calendário de compras alinhado à previsão de ocupação do hotel é o caminho para assegurar o estoque mínimo ideal, conforme as oscilações naturais da demanda. O diferencial de quem conduz os processos de compras na hotelaria é justamente a capacidade de cruzar o histórico de reservas com o cronograma de entregas.
Se a ocupação do hotel deve subir consideravelmente no próximo feriado ou temporada, o volume de insumos precisa ser avaliado com antecedência. Antecipar-se a esse boom reduz significativamente os riscos na cadeia de suprimentos, traz previsibilidade para o caixa e garante que a operação funcione sem sobressaltos.
O novo papel de Compras: da execução à análise de mercado
Driblar o desabastecimento em hotéis é possível. Contudo, é necessário que o comprador olhe para além da prateleira e dos contratos e compreenda o que está por trás da produção dos insumos, atentando-se para o fato de que determinados ingredientes e componentes vêm de outros estados ou dependem de portos internacionais.
Dá para ilustrar isso com acontecimentos recentes. Os desdobramentos da guerra entre Rússia e Ucrânia e as instabilidades no Oriente Médio não estão restritos aos jornais; eles impactam diretamente o custo do trigo dos pães do buffet, encarecem os hortifrútis devido à alta dos fertilizantes e elevam o preço do petróleo, inflacionando o frete e as embalagens plásticas de amenities — ainda que estejamos em meio a uma tendência mundial que busca a redução do uso de plástico.
Fechar os olhos para a origem do que se compra é simplesmente arriscado demais, deixando o hotel “vendido” e incapaz de entregar a experiência prometida ao hóspede — além, é claro, de deixá-lo refém das compras emergenciais, que corroem a margem de lucro. Portanto, transformar o setor de Compras na hotelaria em um pilar estratégico de gerenciamento de riscos na cadeia de suprimentos é a decisão mais inteligente para proteger a operação e a rentabilidade do empreendimento.
A estrutura atual do meio de hospedagem em que você atua conseguiria absorver uma ruptura abrupta de insumos nas próximas 48 horas? Deixamos essa reflexão para você! Fique à vontade para escrever um comentário e compartilhar sua opinião.
