A execução de um evento é sempre um teste para a operação do hotel. De um lado, clientes atentos a cada detalhe, com a expectativa e o nível de exigência lá em cima; do outro, equipes que precisam estar em total sinergia para que o cronograma seja cumprido sem reviravoltas e sustos. Conquistar esse alinhamento não é simples, mas também não beira o impossível: exige a instituição de uma comunicação em eventos estratégica, que amarre muito bem as áreas envolvidas e garanta fluidez em todas as etapas.
Com a adoção de algumas técnicas simples é possível desviar de uma série de dores de cabeça e alcançar resultados extraordinários, fortalecendo a reputação do hotel e a moral da equipe e, de quebra, entregando a melhor experiência aos participantes. Descubra agora mesmo que técnicas são essas e arregace as mangas para colocá-las em prática o quanto antes!
Como aprimorar a comunicação em eventos: 5 dicas infalíveis
1. Faça uma reunião de briefing rápida e objetiva no dia do evento
A meta é reduzir ao máximo o espaço para erros. Quando o grande dia chegar, a recomendação é reunir os líderes de cada área – A&B, recepção, montagem, limpeza e gerência costumam ser os setores mais envolvidos – para repassar alguns pontos. Veja bem, repassar. A essa altura, todo mundo já deve estar a par dos detalhes.
É interessante fazer uma revisão do cronograma, reforçar os horários estipulados para as atividades e os responsáveis por cada etapa, além de relembrar solicitações especiais, ressaltar os canais de comunicação que serão utilizados durante o evento e assegurar que todos conheçam o plano de ação em caso de imprevistos.
Como a pressão é grande e as equipes têm atribuições diferentes, pode ser de grande valia contar com checklists impressos ou digitais, que funcionam como guias de apoio para que nada seja esquecido. Essa prática simples fortalece a gestão de equipes em eventos, dá mais segurança ao time e evita que tarefas importantes passem batido no calor do momento.
2. Defina um ponto focal de comunicação
Por mais exaustiva que tenha sido a fase de planejamento, dificilmente não será preciso fazer alguma alteração. E, por mais inofensivas que essas alterações pareçam ser, elas devem ser compartilhadas. Do contrário, se transformam em ruídos de comunicação e podem comprometer o êxito do evento.
Como lidar com isso, então? A dica é nomear uma pessoa responsável por centralizar todas as informações, alguém que tenha uma visão completa do cronograma e contato direto com as lideranças. Quaisquer mudanças, desde mudanças de sala, ajustes na montagem a pedidos de A&B feitos de última hora, serão informadas primeiro para esse profissional antes de serem repassadas às equipes.
Essa medida é excelente para a eficiência da comunicação em eventos, pois evita o famoso “telefone sem fio” – ou seja, garante que todos tenham acesso à mesma mensagem, sem distorções.
3. Use a tecnologia para não perder o timing
Às vezes as equipes desempenham muito bem suas tarefas isoladamente, mas não existe um sistema ou fluxo que mostre o status de cada ação.
Se as pessoas à frente da montagem não sinalizarem que sua parte foi feita, como os encarregados pela limpeza saberão quando entrar em cena? E, se a limpeza demorar a começar, o staff de A&B se vê incapaz de preparar a organização final do espaço dentro do horário determinado. Como você pode ver, sincronia é tudo. Os atrasos acabam se tornando uma reação em cadeia que eventualmente impactam o cliente/participante.
Nem todos os hotéis contam com softwares de gestão de eventos, que permitem acompanhar o cronograma em tempo real e integrar informações com o PMS (sistema de gestão de propriedades, na tradução para o português), enviando alertas automáticos sempre que rolar alguma atualização importante – por exemplo, avisos de restrições alimentares que chegam em cima da hora.
Contudo, outras soluções podem ser adotadas para que todo mundo fique na mesma página. Esse é o caso de planilhas colaborativas (como o Google Sheets) e de ferramentas como o Trello, que organiza as atividades em um sistema de quadros e deixa claro em que pé está cada uma das ações. Walkie-talkies e/ou aplicativos de mensagens, como WhatsApp e Telegram, também podem ser extremamente úteis para uma boa comunicação em eventos devido à sua praticidade e instantaneidade.
4. Padronize a linguagem
É comum que as áreas usem termos próprios, aos quais suas equipes já estão acostumadas, naturalmente. Porém, nem sempre os setores trabalham juntos, e aí o uso desse “jargão”, digamos assim, pode gerar ruídos com quem é de fora. A solução é criar um vocabulário comum a todos, direto e reto, a fim de reduzir ambiguidades e falhas na interpretação.
Por exemplo, se o intuito for avisar que a montagem de determinado ambiente foi concluída e ele está pronto para uso, basta dizer “sala liberada”. Termos simples como “prato liberado” (cozinha) ou “área disponível” (limpeza) cumprem o mesmo papel.
A gestão de equipes em eventos tem muito a ganhar com a padronização desse tipo de comunicação: assegura que todos os envolvidos falem a mesma língua, agiliza processos e transmite mais segurança para os times.
5. Incentive o feedback imediato e honesto
Reconhecer e apontar falhas no próprio trabalho não é uma tarefa das mais agradáveis; quando envolve o trabalho de outra pessoa, então, pior ainda. Só que a comunicação em eventos exige que todo e qualquer deslize seja reportado o quanto antes, até para prevenir que esses erros se tornem recorrentes.
Vamos imaginar que o time da limpeza se depara com um pequeno vazamento em um dos banheiros, mas deduz, erroneamente, que alguém já deve ter acionado os profissionais de manutenção e acaba deixando isso para lá. A limpeza é realizada, mas o vazamento continua. Quando o cliente chega, encontra uma poça no chão – e isso é o bastante para derrubar a percepção de qualidade que ele tinha do hotel.
Instaurar um canal direto para comunicar falhas no momento em que elas são percebidas traz a oportunidade de corrigir erros com rapidez, impedindo que eles se repitam de forma cíclica. Não se trata de dedurar um colega ou de desvalorizar o trabalho de todo um setor, mas de criar uma cultura de colaboração e transparência e compreender que o sucesso do evento depende do esforço coletivo.
Uma última dica: aprimore-se constantemente
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E, antes de você sair daí, responda para nós: como é a comunicação em eventos onde você trabalha? Tem alguma história para contar? Deixe um comentário!
