As compras hoteleiras vivem hoje uma mudança profunda – e, a bem da verdade, necessária. Durante muito tempo profissionais da área foram avaliados quase que exclusivamente pela sua habilidade em conseguir o preço mais baixo nas negociações. Atualmente, porém, esse critério já não dá conta do recado. Agora, não se trata mais de gastar, mas, sim, de investir. E é justamente por isso que não faz mais sentido ter como prioridade a cotação com o menor valor: é preciso pensar no ciclo de vida dos produtos, projetar impactos e analisar uma série de dados para alcançar a excelência nas aquisições.
Essa virada de chave tem nome e sobrenome: Total Cost of Ownership (TCO) ou, no bom português, “custo total de propriedade”. Esse é um cálculo que mostra quanto um item realmente custa, levando em consideração mais do que seu preço de compra. Aqui, entram na balança fatores como consumo energético, manutenção, frequência e facilidade de reposição das peças, qualidade do suporte oferecido pelo fornecedor e até quanto o empreendimento vai ter que desembolsar para proceder com o descarte quando for a hora.
Essa visão macro e de longo prazo transforma completamente a gestão de compras em hotéis: um processo que antes era puramente transacional passa a influenciar diretamente a rentabilidade e a efetividade do negócio.
Compras mais baratas, custos maiores: o paradoxo da hotelaria
Pedir mais de uma cotação – geralmente três, no mínimo –, comparar preços e seguir com a opção mais econômica. Isso soou familiar para você? Pois esse foi (e ainda é) o script que rege o departamento de Compras na maioria das empresas. O problema é que essa lógica simplifica demais uma decisão que, na prática, pode comprometer não somente o orçamento, mas também a operação, forçando o empreendimento a utilizar equipamentos que consumam mais energia ou água que o necessário, exijam reparos regulares e/ou que causem muitas interrupções no serviço, por exemplo.
Ao incluir o custo total de propriedade na equação, o cenário muda. Para ilustrar melhor, pense em dois equipamentos de lavanderia que cumprem o mesmo papel, só que apresentam preços distintos. Em um primeiro momento, a opção mais barata pode parecer um achado, mas depois vira aquela velha conhecida da equipe de manutenção que está sempre dando dor de cabeça. Já aquele modelo inicialmente mais caro, mas mais eficiente e durável, tende a se pagar depressa.
Essa lógica se aplica a quase tudo no hotel: enxoval, amenities, iluminação, climatização, mobiliário… Sabe aquele ditado “o barato sai caro”? Ele resume bem por que o TCO na hotelaria é tão essencial, sinalizando que o preço inicial baixo às vezes é sinônimo de cilada em compras hoteleiras. É nesse ponto em que a gestão de compras em hotéis deixa de ser reativa e ganha ares de estratégia.
O que muda na operação com o TCO
Incorporar o TCO na hotelaria não é uma atividade que vai refletir apenas em planilhas bonitinhas, organizadas e cheias de dados. Essa é uma iniciativa que se revela nas pequenas vitórias do cotidiano: máquinas que não quebram toda semana, operações que seguem o ritmo certo e equipes que não precisam correr atrás de soluções emergenciais constantemente. Priorizar qualidade e durabilidade no processo de compras muda o jogo para melhor – e todo mundo sente a diferença, já que a rotina fica mais estável, previsível, segura e eficiente.
Outro impacto importante tem a ver com sustentabilidade. Olhar com atenção para o custo total de propriedade significa privilegiar a aquisição de equipamentos e insumos que entregam resultados superiores, evitam desperdícios e geram menos descarte ao longo dos anos. Ou seja, essa é uma escolha que, sozinha, reduz a pegada ambiental da operação como um todo, não exige campanhas grandiosas ou investimentos mirabolantes e traz benefícios concretos. Legal, né?
Como aplicar o TCO na hotelaria em 5 passos simples
1. Comece pelos itens mais estratégicos para o funcionamento do hotel
Máquinas de lavanderia, sistemas de climatização, iluminação, enxoval e insumos de alto giro consomem boa parte do orçamento e carregam os maiores riscos de falha. Ao priorizar esses elementos no cálculo de TCO, o hotel percebe rapidamente onde vale investir mais – além de conseguir enxergar com facilidade escolhas que pareciam econômicas, mas que na verdade não são.
2. Compare produtos com critérios que vão além do preço da etiqueta
Não basta olhar para o preço: o que define uma boa compra é o comportamento do item no dia a dia. É entender se ele contribui para tornar os processos mais ágeis, se diminui a dependência de manutenção externa, se suporta picos de demanda sem emperrar ou engasgar e se a reposição é garantida quando algo dá errado. Ao incluir esses fatores na análise, a cotação deixa de ser uma corrida pelo menor valor e evolui para uma decisão que favorece o fluxo de caixa lá na frente – isso sem mencionar o aprimoramento da experiência do hóspede e os ganhos em produtividade dos funcionários.
3. Use o histórico do próprio hotel na hora de bater o martelo
Nada substitui a experiência acumulada internamente. Aquele equipamento que precisa de “socorro” mês sim, mês também? As lâmpadas que queimam como se fosse tradição? O aspirador de pó que vive perdendo força no meio do corredor? Esses dados práticos trazem insights poderosos à gestão de compras em hotéis, revelando quem são os verdadeiros vilões do custo e, dessa forma, ajudando a fugir de erros (e prejuízos) repetidos.
Ao mesmo tempo, a dica é utilizar o TCO em todas as novas cotações, inclusive nas compras menores. Guardanapos, amenities e acessórios podem parecer irrelevantes individualmente, mas pesam (e muito!) no acumulado anual, elevando o nível das compras hoteleiras e evitando que recursos sejam drenados por escolhas que não entregam aquilo que prometem.
4. Registre tudo em um mesmo sistema
Pode começar com uma planilha simples. O que importa, mesmo, é manter o histórico vivo. Quanto mais informações centralizadas – consumo, falhas, contratos e custos associados –, mais preparado o hotel fica para antecipar problemas, negociar com fornecedores e refinar continuamente as próximas decisões.
5. Faça da operação uma aliada na escolha dos itens
A equipe que lida com os equipamentos todos os dias conhece muito bem o que funciona e o que trava a rotina. Criar um canal de troca entre Compras, Manutenção, Governança, A&B e outras áreas-chave evita que o comprador decida no escuro e estimula a construção de um processo mais colaborativo e preciso.
Uma mudança sem volta
Se a adesão ao TCO na hotelaria parece uma mudança grande, é porque de fato é assim. A gestão de compras em hotéis tem muito a ganhar quando sai do piloto automático, especialmente em termos de competitividade e saúde financeira. Empreendimentos que adotam esse modelo administram seus recursos de forma inteligente, protegem suas margens e constroem operações mais sustentáveis – e sustentáveis em todos os sentidos.
Tá a fim de ver a mágica do TCO acontecer por aí? Então a gente te dá uma colher de chá: assinantes do Portal do Hoteleiro encontram, na área restrita, uma planilha pronta para download que mostra qual é o valor real de um produto. Basta inserir algumas informações, como tipo de produto, preço de compra, vida útil, custos de manutenção e detalhes de consumo, e deixar a planilha fazer o trabalho pesado. Entretanto, tenha em mente o seguinte: para entrar na área restrita e acessar o arquivo é obrigatório fazer o login no Portal do Hoteleiro, viu? Faça seu cadastro agora e aproveite este benefício! Você não paga nada por isso, sabia?
A gente acredita que o melhor momento para repensar critérios de compra é agora. E você, o que pensa sobre isso? Você concorda que a área de Compras é (ou deveria ser) pura estratégia? Vamos continuar essa conversa nos comentários!
