Além do fluxo constante de hóspedes, existe outra movimentação dentro dos hotéis que ajuda a sustentar a operação: o ir e vir de suprimentos. Afinal, colaboradores de todas as áreas precisam de recursos para desempenhar o seu papel. Mas, se tanta gente utiliza e depende dos itens armazenados internamente, como controlar o estoque de modo adequado? E, acima de tudo, de quem é a culpa quando um produto desaparece sem registro ou acaba vencendo na prateleira?
Nem sempre é fácil encontrar essa última resposta. O setor de Compras argumenta que entregou o pedido negociado e no prazo. Governança se apoia no fato de que solicitou as peças de enxoval e os amenities necessários para abastecer as acomodações. Manutenção garante que a retirada de itens foi para não deixar o hóspede na mão. O time de Alimentos & Bebidas alega que todas as decisões são tomadas pensando em entregar a melhor experiência gastronômica.
É natural que cada departamento tenha o seu próprio ritmo e demandas diferentes. No entanto, se não houver regras claras para integrar rotinas tão distintas, a gestão de almoxarifado em hotéis nunca vai ser tão profissional quanto deveria.
Onde nascem os gargalos no gerenciamento de suprimentos?
O problema central do gerenciamento de suprimentos geralmente não é a má-fé dos colaboradores, mas a ausência de um “dono”, alguém que tome conta do processo de ponta a ponta. Quando cada setor enxerga apenas o seu lado do fluxo, o estoque é rebaixado a um mero depósito, sendo que, na verdade, ele é um ativo financeiro e uma área vital para o negócio.
Essa falta de clareza sobre sua importância favorece a tomada de decisões equivocadas, tais como:
- o departamento de Compras foca exclusivamente em obter o melhor preço nas negociações, então adquire quantidades altas demais de vários itens sem necessidade, superlotando as prateleiras e, assim, aumentando o risco de perdas por vencimento;
- existe uma cultura de “retiradas informais”, em que os colaboradores passam rapidamente pelo almoxarifado, pegam os materiais e, em prol da agilidade, deixam o registro para mais tarde — só que o “mais tarde” às vezes nunca chega;
- não há auditoria nem cobrança pela contagem de itens, o que significa que problemas de extravio só são descobertos muito tempo depois, quando já é impossível rastrear a origem do furo.
Quem faz o quê: como controlar o estoque indicando o responsável por cada etapa
Para acabar com o empurra-empurra de responsabilidades e entender como controlar o estoque com eficiência, é fundamental estabelecer papeis claros e blindar todo o processo. Em primeiro lugar, é necessário contar com a figura do almoxarife (ou gestor de estoque), o guardião físico e fiscal dos produtos até o momento de sua entrega para outro setor. Sua função é assegurar a integridade dos itens, a organização das prateleiras e a precisão dos registros de entrada e saída.
Nenhuma mercadoria deve deixar o almoxarifado sem uma Requisição Interna de Material (RIM) ou um registro digital autorizado pela liderança da área solicitante. Ao assinar o recebimento, o gestor do departamento assume formalmente a “custódia” do insumo e fica incumbido de que ele seja utilizado corretamente, dentro do orçamento estipulado.
Além disso, cada setor deve ter um “miniestoque de segurança”, já que isso ajuda a atender às demandas com mais rapidez. Ou seja, se uma lâmpada queimar às 23h de um sábado, o ideal é que a equipe de Manutenção tenha pequenos lotes de emergência e não precise recorrer ao almoxarife para lidar com a situação.
Esses itens “extras” são solicitados antecipadamente ao estoque principal e, a partir do momento em que os produtos trocam de mãos, quem responde por eles já não é mais o almoxarife, mas sim o supervisor de Manutenção ou líder do turno (nesse caso específico das lâmpadas). Sempre que essas “cotas” operacionais forem utilizadas, um registro deve ser feito, pois isso permite que a área preste contas na próxima reposição.
A tabela abaixo ilustra bem como essa distribuição de responsabilidades favorece a gestão de suprimentos em hotéis.
|
Etapa |
Responsável direto |
O que deve ser feito |
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Especificação e pedido |
Setor requisitante + Compras |
O requisitante especifica a demanda; Compras cota o melhor custo-benefício, adquire a mercadoria no volume correto e negocia o prazo. |
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Recebimento e conferência |
Almoxarifado |
Validar nota fiscal, quantidade, prazos de validade e integridade dos produtos (embalagens lacradas, sem avarias, na temperatura adequada etc.). |
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Armazenamento e controle de giro por validade |
Almoxarifado |
Organizar adequadamente os produtos, assegurando que os itens mais antigos sejam retirados primeiro (método FIFO). |
| Requisição e consumo | Setores requisitantes |
Solicitar a retirada via requisição formal (RIM), justificar a necessidade e responder pelo uso correto após a retirada, evitando desperdícios. |
O “mapa” das falhas: 5 exemplos de métricas para acompanhar
Sem saber como controlar o estoque apropriadamente, cedo ou tarde os gargalos operacionais se transformam em prejuízo. Portanto, o gerenciamento de suprimentos deve ser guiado por dados objetivos. Acompanhar indicadores claros permite que o empreendimento saia do achismo e consiga rastrear a causa-raiz de cada inconsistência.
Aqui vão alguns exemplos de dados que vale a pena manter constantemente no radar.
- Acurácia do inventário: mede o percentual de correspondência entre o saldo físico nas prateleiras e o saldo registrado no sistema — a meta operacional recomendada é ficar acima de 98%. Esse índice avalia a confiabilidade do controle interno e sinaliza falhas de processo, como retiradas sem registro ou erros na conferência de entrada.
- Taxa de desperdício e quebra: registro detalhado de itens descartados por vencimento, avaria, deterioração ou extravio. Mais do que mensurar a perda, esse indicador deve apontar a área geradora (como A&B, Governança ou Manutenção) para direcionar correções no manuseio e no armazenamento.
- Giro de estoque e “aging” (tempo de prateleira): calcula o tempo médio que cada produto permanece guardado antes de ser consumido ou vendido. Isso identifica compras em volume excessivo e mapeia mercadorias sem movimentação há mais de 30, 60 ou 90 dias, prevenindo a imobilização desnecessária de capital de giro.
- Taxa de ruptura de estoque: registra a frequência com que produtos essenciais ficam indisponíveis para a operação ou para o atendimento ao hóspede, servindo de alerta para investigar se a falha ocorre no ponto de reposição interno ou no descumprimento de prazos pelos fornecedores.
- Custo de Mercadoria Vendida (CMV): mostra quanto o hotel gasta em mercadoria para cada real que entra no caixa do restaurante, bar ou com a realização de eventos, por exemplo. Acompanhar esse dado garante que o custo dos pratos e bebidas fique dentro da meta e protege a margem de lucro contra compras de emergência e desperdícios.
A gestão de almoxarifado em hotéis ainda hoje levanta muitas dúvidas — e é ótimo proporcionar o espaço necessário para debatê-las, porque uma das piores decisões é deixar que o estoque se torne uma “terra de ninguém”, sem regras, sem exigências e sem responsabilidades.
Diante disso, gostaríamos de perguntar a você: qual é a dica que você dá para o empreendimento que está tentando descobrir como controlar o estoque com maestria? Você acredita que o correto gerenciamento de suprimentos é um trampolim para aumentar a margem e a rentabilidade do hotel? Deixe um comentário!
