Automação de inventário é um jeito moderno de dizer que o hotel se rendeu à praticidade trazida pela tecnologia e resolveu investir em uma gestão de estoque eficiente. Em uma era em que quase tudo pode ser feito por meio da internet, seguir com processos puramente manuais é uma escolha que vem acompanhada por algumas consequências. A principal delas é a suscetibilidade maior a erros, a qual, por sua vez, pode gerar mais custos. Afinal, a ausência de um controle adequado inevitavelmente leva a um dos dois cenários: falta de itens ou estoque superlotado desnecessariamente.
Apostar em sistemas que proporcionam a automação de inventário ainda requer uma equipe para garantir que tudo esteja sob controle. A diferença é que o processo passa a ser 100% digital e, portanto, extremamente mais ágil. Que tal continuarmos esta conversa ao longo do post, hein?
Conheça as vantagens que vêm com a automação de inventário
1. Menos erros (e menos “saia justa” com os hóspedes)
Você já parou para pensar na quantidade de itens que um hotel utiliza diariamente para que a sua operação seja bem-sucedida?
Para começar, cada acomodação precisa de seu próprio enxoval de roupas de cama – e, mesmo que se trate de um resort à beira-mar, ainda é necessário garantir edredons ou cobertores mais leves para todos para o caso de imprevistos com o clima. Além disso, há travesseiros, toalhas de banho, toalhas para o rosto, tapetinhos para o banheiro, papel higiênico, utensílios de higiene, produtos do frigobar. Manter os equipamentos dos quartos funcionando direitinho também se enquadra como gestão de estoque. Sendo assim, é fundamental contar com peças de reposição ou pelo menos algumas unidades extras de certos itens, como controle remoto, secador e ferro de passar.
Ao mesmo tempo, é inconcebível ficar sem produtos de limpeza, né? A mesma coisa vale para aspiradores, vassouras, esfregões, panos. Não se esqueça ainda da extensa lista de alimentos e bebidas necessários para abastecer a cozinha – muitas vezes ativa dia e noite –, material de escritório, lâmpadas, pregos, parafusos… Diante de tudo isso, quem pode dizer que gerenciar o estoque é tarefa fácil?
Por isso, uma das principais vantagens da automação de inventário é justamente essa: automatizar. Nada de correr riscos com erros de digitação, registro incorreto de dados e perda de timing com fornecedores, ainda mais tendo uma boa experiência do cliente pela qual zelar. Basta uma decisão incorreta por parte do gestor de estoque e pronto: a hospedagem é prejudicada, nem que seja indiretamente.
Atualmente, os Sistemas de Gestão de Inventário (IMS, na sigla em inglês, já que o nome original é Inventory Management Systems) modernizam todo o processo, monitorando, gerenciando e otimizando o armazenamento de produtos. E tudo isso é feito em tempo real, como veremos a seguir.
2. É fácil de identificar o status de cada um dos itens do estoque
Perder o controle sobre os itens que entram ou saem do estoque? Jamais! Com a automação de inventário, todo produto se torna rastreável, seja por meio da tecnologia RFID (identificação por radiofrequência), seja com o apoio da revolucionária Internet das Coisas (IoT). A gente falou tudo sobre isso no post 2 ferramentas para controle de estoque que vão melhorar a gestão no seu hotel, então a leitura pode ajudar a esclarecer várias dúvidas.
Mas, para se ter uma ideia, o uso dessas ferramentas gera um controle de estoque tão preciso que é possível acompanhar até mesmo se a umidade e a temperatura ambientes estão adequadas para o armazenamento dos produtos. Esse monitoramento inteligente também fica de olho na quantidade, enviando alertas para que os pedidos de reposição sejam feitos no tempo certo.
3. Nada de jogar dinheiro fora
A automação de inventário é uma baita aliada da redução de desperdícios, inclusive desperdício de dinheiro. Isso porque ela garante que nenhuma aquisição de bens e serviços aconteça à toa. Esse é o melhor caminho para evitar perdas de produtos por deterioração (como, por exemplo, quando eles ultrapassam o prazo de validade ou têm uma vida útil curta, como pães e bolos) ou por obsolescência (toners e cartuchos de impressora são campeões neste aspecto!).
Se você pesquisar a fundo sobre a gestão de estoque ideal, provavelmente vai se deparar com uma sigla: FIFO. Ela vem da expressão First In, First Out, método que visa priorizar o uso de itens mais antigos para diminuir eventuais descartes. A tradução literal é exatamente essa, aliás: “primeiro a entrar, primeiro a sair”.
4. Tudo o que o hóspede quer, ele tem
Ter um estoque tinindo de tão completo é o sonho de todo hoteleiro – ou pelo menos deveria ser, dado que envolve não deixar o hóspede na mão. No entanto, isso vai além de ter as prateleiras sempre cheias.
Hoje em dia, o hotel que não faz uso da inteligência artificial está ficando para trás, sobretudo ao levar em conta que a IA consegue analisar dados infinitamente mais rápido do que o ser humano e, com base nesses mesmos dados, encontrar padrões que ajudam a prever como será a demanda. Quanto mais constante for esse processamento de informações, mais refinada vai se tornando essa previsão. Essa é uma forma simples de compreender o conceito de “machine learning” (ou aprendizado de máquina), que literalmente “treina” a IA para identificar fatores que interferem na demanda, como sazonalidade, campanhas de marketing, realização de eventos e condições climáticas, entre outros.
É claro que esta habilidade em prever o futuro não é uma ciência exata, mas não há como negar que oferece um bom norte para os hotéis. O que é certo é que a automação de inventário agrega importantes benefícios estratégicos: assegurar a disponibilidade constante de itens não apenas leva a experiência do hóspede a outro patamar, como ainda demonstra inovação, reduz os custos e cria um ambiente mais organizado e produtivo.
Você já aderiu a algum sistema de automação de inventário? Tem alguma experiência para contar? Este espaço é seu!
