Quem nunca teve aquela sensação no trabalho de que os departamentos vivem realidades diferentes, embora façam parte da mesma empresa? Para a diretoria, o mundo ideal é aquele em que a qualidade de entrega das áreas atinge o nível máximo com o mínimo de orçamento. Compras, amparada por procurement, faz o que dá em busca do melhor preço e dos melhores acordos comerciais, mas encontra limitações dados os rigorosos padrões de compliance que deve seguir. Já a operação tem pressa: precisa de soluções que funcionem no aqui e no agora, independentemente de onde saiam ou quanto custem. O credenciamento de fornecedores acaba sendo o funil onde todas essas expectativas se encontram – e, às vezes, se atropelam.
Ignorar esse desalinhamento é um risco alto demais. Se as aquisições são feitas “por fora” para ganhar agilidade, a segurança jurídica fica exposta; se o financeiro trava um processo por excesso de zelo, o hóspede sente o impacto no conforto. Nesse cabo de guerra, a decisão mais acertada não é escolher um lado; é profissionalizar a porta de entrada.
O que é e para que serve o credenciamento de fornecedores
Caso você esteja estruturando um hotel ou assumindo agora uma posição de gestão, entenda o credenciamento de fornecedores como a portaria de um prédio: ele representa aquele processo de checagem que decide quem entra e quem fica de fora da operação. Quando o fornecedor “passa no teste”, ele se torna uma empresa homologada, ou seja, alguém com a chancela de “confiável”.
Essa seleção rigorosa é o que chamamos de compliance na hotelaria, um conjunto de diretrizes que assegura que todo mundo esteja jogando limpo e em conformidade com as regras. Não é só burocracia, é a garantia de que o fornecedor segue as leis, respeita o meio ambiente, trata bem os funcionários, tem boa saúde financeira e é ético na condução do seu negócio.
Esse fluxo funciona como um filtro de sobrevivência, evitando que você herde problemas que não são seus. Por isso, é praxe que as grandes redes hoteleiras exijam seguros, licenças e certificações válidas de seus fornecedores – inclusive, rola até verificação de antecedentes criminais e trabalhistas. Afinal, qualquer coisinha irregular no histórico desses parceiros pode ser associada à sua marca e colocar a credibilidade do hotel em xeque.
A Accor, por exemplo, segue uma metodologia robusta de compras que envolve diversos passos – sete, para sermos mais exatos, de acordo com a Revista Hotéis – e 180 fornecedores. É uma estrutura que trabalha com SLAs (os famosos acordos de nível de serviço, na tradução para o português) muito bem amarrados, certificando-se que o fornecedor vai entregar exatamente o que foi prometido, no prazo e na qualidade combinados. A maior preocupação é confirmar que ele tem fôlego suficiente para encarar a demanda.
Os desafios da padronização para o procurement na hotelaria
Pode parecer um processo engessado à primeira vista, mas existe uma razão lógica para tanta complexidade: a necessidade de padronização. Para um hotel de rede, é vital que o lençol, o café da manhã e até a decoração dos quartos tenham o mesmo nível de excelência em todas as unidades, seja em São Paulo ou em Paris.
O desafio, porém, é quando essa busca pela uniformidade esbarra com a questão da geografia. Isso porque, para sustentar o padrão, muitas vezes as redes acabam optando por itens importados ou por fornecedores homologados que estão a milhares de quilômetros de distância. E é aí que mora o problema – ou, melhor dizendo, os problemas: o custo logístico dispara e a agilidade despenca.
A solução para isso? Flexibilizar a política de compras e abrir espaço para parceiros comerciais locais no credenciamento de fornecedores.
Como a Solution4Hotel favorece a escolha dos fornecedores
Sejamos realistas: dificilmente o hoteleiro tem tempo (e braço) para sair batendo de porta em porta e analisar em detalhes o modus operandi de cada pequeno produtor da região, certo? A parte boa é que, hoje, ele não precisa mais fazer isso. Ele pode contar com ecossistemas como o da Solution4Hotel (S4H), plataforma de compras da ABIH Nacional que automatiza essa curadoria e, de quebra, viabiliza as compras colaborativas.
Na prática, isso quer dizer que vários hotéis (grandes e pequenos) unem suas requisições de compras a fim de negociar com fornecedores (também grandes e pequenos). Esse cenário de escala garante previsibilidade para o produtor regional e permite que ele se organize (em termos de logística e mão de obra) para dar conta de uma demanda tão acentuada, concorrendo de igual para igual com distribuidores nacionais. E tem outro bônus nessa história: por não estar sentado sozinho à mesa de negociação, o hoteleiro independente tem acesso a descontos e condições comerciais que provavelmente jamais alcançaria. Nada mau, hein?
Por que apostar em fornecedores locais pode significar mais dinheiro no bolso?
Segundo relatórios como o Trends® in the Hotel Industry, da CBRE Hotels Research, e o Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI), um hotel de médio porte costuma ter um gasto anual com suprimentos entre US$ 3 mil e US$ 4 mil por quarto – isso considerando tudo, alimentos, bebidas, limpeza, amenities, manutenção. Em um empreendimento com 150 acomodações, portanto, esse investimento fica na casa dos US$ 500 mil. Um valor extraordinário quando colocado na ponta do lápis, a gente concorda.
O que acontece quando a homologação de fornecedores locais entra nessa equação? Geralmente o que se vê é uma redução direta nos custos de 12% a 18% – isto é, uma economia de US$ 30 mil a US$ 75 mil – devido aos gastos menores com transporte, frete, impostos e estoque, principalmente.
Não entendeu por que a gente citou o estoque? É simples: se o fornecedor está na mesma região que você, é possível comprar em lotes menores e manter o dinheiro girando no caixa em vez de deixá-lo “parado” nas prateleiras. Tá aí mais uma prova definitiva de que um procurement na hotelaria feito de forma estratégica gera ganhos enormes (enormes mesmo) para o negócio.
Importante: antes de continuar, gostaríamos de esclarecer por que os valores que nós citamos estão em dólar. Essa é a moeda padrão utilizada pelas redes, servindo como uma régua “universal” para o setor. Como estamos no Brasil, basta converter mentalmente para ter uma dimensão de como o impacto no caixa é expressivo.
O que a seleção de fornecedores tem a ver com ESG na hotelaria?
Tudo o que discutimos até aqui – economia, agilidade e uso de tecnologia – converge para uma sigla que hoje dita as regras do mercado: ESG. No pilar ambiental e social, uma das metas mais ambiciosas das redes hoteleiras, e que reverbera diretamente no credenciamento de fornecedores, é a implementação do “150-mile sourcing” (ou “sourcing de 150 milhas”).
Essa métrica não é uma estimativa aleatória. O raio de 150 milhas (cerca de 240 km) é o critério oficial utilizado pela Leadership in Energy and Environmental Design (LEED), a certificação de construção e operação sustentável mais respeitada do mundo. Nesse espectro, um produto só é considerado genuinamente regional se for extraído e fabricado dentro desse raio, pois, a partir dessa distância, a emissão de CO2 no transporte começa a anular o benefício ecológico da compra.
Em outras palavras, não basta o hotel se esforçar para ser eficiente no consumo de água e energia se o caminhão que faz a entrega das roupas de cama e banho ou que abastece o restaurante precisa cruzar o país inteiro para chegar ao seu destino. Percebe como a homologação de fornecedores regionais supera – e muito! – a simples busca pelo menor preço? Atualmente, o procurement na hotelaria precisa ser certeiro, transparente, ecologicamente correto e, de preferência, contribuir para a construção de uma relação de confiança com a comunidade.
A gente sabe que cada hotel tem a sua realidade, mas acreditamos que essa é uma tendência que não deve ir embora tão cedo. Como você enxerga isso? Faz sentido mapear quem são os parceiros a menos de 150 milhas de distância ou isso é relativo? Deixe um comentário!
