A alta temporada se aproxima. O setor de reservas começa a ficar mais frenético. Em dado momento, toca o telefone. É a agência de viagens parceira, que quer saber se o hotel tem interesse em bloquear quase 50% das acomodações para um mesmo grupo. Uma única venda e pronto: metade do problema da ocupação foi resolvida. Não dá para dizer “não” para isso, certo? Ou será que dá? O que podemos antecipar é que, se as coisas fossem assim tão simples, não haveria tanta dúvida envolvendo como gerenciar reservas de grupos.
Esse tema, de fato, tem muitas nuances. No entanto, antes de mergulhar de vez nesse tópico, é preciso relembrar um conceito fundamental da hotelaria: allotment. Tem gente que sabe exatamente do que se trata, tem gente que já ouviu falar, mas não sabe bem o que é, e tem gente que está conhecendo o termo agora. Seja você um profissional experiente ou não, o convidamos a ler este texto até o final, porque ele traz uma visão completa sobre um aspecto muito relevante para o negócio. Bora lá, então?
Allotment: o que é, tipos de contrato e vantagens
Se você desembarcou agora na indústria hoteleira, não estranhe: o termo é usado assim mesmo no dia a dia, em inglês, e pode ser traduzido como “lote” ou “cota”. Allotment nada mais é do que um tipo de acordo firmado entre um hotel e um ou mais parceiros comerciais, que podem ser agências de viagens (inclusive OTAs), operadoras de turismo e companhias aéreas, por exemplo.
Essa prática, largamente utilizada no setor, consiste em “ceder” a esses intermediários, para revenda, parte das acomodações do hotel, de certa forma dividindo com eles a responsabilidade de manter a ocupação elevada. É como se o meio de hospedagem ganhasse um braço extra para divulgar seus serviços e sua marca, alcançando mais pessoas e potencializando as vendas. Em contrapartida, e esse é um ponto-chave, o hotel não pode aplicar tarifa cheia nesses quartos, devendo disponibilizar preços e condições diferenciados para ampliar sua competitividade.
No geral, a negociação pode trazer vantagens consideráveis para todos os envolvidos – e já, já vamos explicar por que isso tem a ver com como gerenciar reservas de grupos. Contudo, é necessário observar que existem dois tipos de contratos de allotment:
- free sale (venda livre): os intermediários enxergam as UHs como parte de seu inventário, tendo liberdade e autonomia para efetuar as vendas sem antes checar com o hotel. O principal benefício é poder oferecer confirmação imediata, entregando uma experiência fluida e ágil ao cliente;
- on request (sob consulta): nesse modelo, o parceiro até tem as condições especiais pré-acordadas, mas deve consultar a disponibilidade com o hotel antes de cada venda. É ideal para períodos muito disputados (como Natal e Réveillon) e para os empreendimentos que apresentam rotatividade alta, pois isso permite que tenham um controle maior sobre sua ocupação. Por outro lado, essa abordagem exige rapidez da equipe para responder às solicitações, já que o “não imediatismo” muitas vezes é o gatilho que faz o cliente desistir e partir para a concorrência.
O que o intermediário ganha com o allotment?
O acordo de allotment é, acima de tudo, uma ferramenta de previsibilidade. Ao assegurar um número determinado de acomodações com o meio de hospedagem, a operadora, companhia aérea ou agência de viagens se protege das flutuações de tarifas – a tão conhecida precificação dinâmica. Ter um valor fixo em mãos permite que eles estruturem pacotes com meses de antecedência, alinhando logística e múltiplos serviços com precisão.
É essa mesma segurança que viabiliza a venda para grandes grupos: os parceiros comerciais do hotel precisam da certeza de que, ao fecharem uma excursão para 50 pessoas, vão conseguir alocar todo mundo no mesmo lugar, com o mesmo tipo de quarto e na mesma data. Sem o allotment a agência teria que fazer 50 reservas individuais, correndo o risco de o sistema “travar” na 30ª porque o hotel lotou.
Esse “estoque” garantido coloca o parceiro em vantagem, uma vez que ele passa a ter a exclusividade da venda em períodos nos quais o hotel pode já estar lotado em outros canais.
Para o hotel, essa disposição de terceiros em prol de sua taxa de ocupação é ótima, é claro, mas requer atenção, ainda mais quando a venda é volumosa: saber como gerenciar reservas de grupos é, também, estipular restrições para não ficar no prejuízo. Afinal, e isso pode soar controverso, às vezes o melhor negócio é não fazer negócio algum.
“Release dates”, “wash”: como gerenciar reservas de grupos com maestria
Embora o allotment possa dar um boom na ocupação e aumentar a visibilidade do empreendimento, ele não deve ser encarado como um cheque em branco. Ou seja, é preciso estabelecer limites para não perder o controle. Aqui, cabe ressaltar duas expressões que sempre aparecem quando se fala nesse assunto: “release dates” e “wash”.
As release dates (ou “prazos de liberação”) são como a data de validade do compromisso fechado via negociação de allotment. Elas representam o prazo máximo que o parceiro tem para transformar aquele bloqueio em reservas reais – para não deixar espaço para dúvidas, isso inclui receber a lista com os nomes dos hóspedes (rooming list) ou o pagamento antecipado (seja ele total ou parcial).
O segredo é criar um cronograma: em destinos de lazer, é comum exigir uma posição do intermediário a 60 ou 30 dias do check-in; na hotelaria corporativa esse prazo costuma ser muito mais justo, caindo para 15 ou até sete dias.
Um gerenciamento eficiente de bloqueios de quartos em hotéis não concentra tudo em uma data única, mas organiza isso de forma escalonada, usando esses dados como um termômetro das vendas. E tem um motivo simples para isso: caso as vendas estejam longe de serem finalizadas a 60 dias do início da estada, o hotel tem tempo hábil para reverter a situação, disponibilizando esses quartos em outros canais.
É aqui que entra o conceito de wash ou wash-down (“limpeza”), que visa reduzir gradualmente o bloqueio conforme os prazos avançam, ajustando a expectativa de ocupação à realidade das vendas. É um exercício que ajuda a manter o pé no chão: se o histórico mostra que o parceiro raramente entrega 100% do que prometeu, o gestor aplica o wash para liberar essa “gordura” de quartos e colocá-los de volta na prateleira antes que seja tarde demais. Além de evitar que as acomodações fiquem travadas sem necessidade, esse monitoramento favorece a absorção da demanda de última hora, o que geralmente quer dizer tarifa cheia.
O objetivo não é ser inflexível, mas se certificar de que o risco seja compartilhado. E é justamente aí, nesse jogo de equilíbrio, que outra característica do allotment se sobressai, principalmente em reservas para muitas pessoas: a obrigatoriedade de ter políticas de cancelamento para grupos bem definidas.
Como funcionam as políticas de cancelamento para grupos?
Diferente das reservas individuais, cuja desistência aos 45 minutos do segundo tempo apresenta pouco impacto na operação, lidar com bloqueios de quartos em hotéis para o segmento de grupos exige que as políticas de cancelamento sejam encaradas com rigor cirúrgico.
O ideal é trabalhar com um esquema de multas progressivas, vinculado a depósitos antecipados. No dia a dia, o que acontece é o seguinte: o hotel estabelece marcos financeiros, com os pagamentos parciais acompanhando as release dates.
Caso o grupo desista de parte das acomodações faltando 30 dias para a data, a multa a ser paga é X; se a devolução ocorrer a 15 dias do check-in, a retenção tende a ser maior, a fim de cobrir o custo de o empreendimento ter segurado a comercialização dessas UHs em outros canais. O hotel precisa dessa garantia para não ficar na mão, sobretudo em períodos de alta procura, quando poderia ter obtido êxito em vendas diretas e, de quebra, ter aplicado o valor da diária sem desconto.
Dominar como gerenciar reservas de grupos é entender que fechar um lote expressivo de quartos só vale a pena quando essa decisão não compromete a autonomia e a receita do hotel. O brilho de ver metade das acomodações reservadas de uma só vez não pode ofuscar a necessidade de proteção do inventário e do caixa. O pulo do gato está em usar esses bloqueios como uma base de sustentação para a temporada, mas, ao mesmo tempo, deixar a prateleira aberta para a demanda espontânea, que é a que mais contribui para a rentabilidade do negócio.
Se você acompanhou nossa análise até aqui, conte para nós: qual critério você considera inegociável na hora de definir os bloqueios de quartos em hotéis aí no seu empreendimento? Faz sentido trabalhar o allotment com vários parceiros ou o melhor mesmo é focar em um só? Existe algum momento em que as políticas de cancelamento se tornam um tiro no pé? Estamos aguardando pelo seu comentário!
