*Artigo assinado por José Roberto Muratori, diretor da Marbie Systems, empresa de consultoria e projetos de automação residencial e predial. Também é criador e gestor do Projeto Conectar*
A mais nova portaria do Ministério do Turismo (portaria MTur nº 41), que institui a Ficha Nacional de Registro de Hóspedes (FNRH) digital e redefine regras relacionadas a check-in e checkout, representa mais do que uma modernização burocrática. Ela cria um marco regulatório capaz de acelerar o retrofit tecnológico em hotéis de diferentes portes no Brasil.
Segundo o documento, a ficha digital passa a ser obrigatória no início de 2026, exigindo integração plena com sistemas de gestão hoteleira (PMS) e autenticidade via plataformas governamentais.
Digitalização como vetor de modernização de infraestrutura
A substituição definitiva do processo em papel por um modelo digital – incluindo pré-check-in via QR Code ou link, automatização do registro, comunicação direta com sistemas do governo e integração nativa com PMS – cria uma demanda imediata por:
- sistemas compatíveis com APIs governamentais, com autenticação segura e armazenamento estruturado;
- infraestrutura de rede mais robusta, com redundância e wi-fi de alto desempenho;
- servidores locais ou soluções em nuvem capazes de garantir disponibilidade, latência mínima e conformidade com requisitos legais.
Essa necessidade atua como gatilho para que hotéis iniciem o retrofit de seus sistemas de TI, substituindo equipamentos obsoletos, padronizando redes e atualizando seus backbones digitais.
Integração operacional e automação predial
Cabe destacar que outra portaria recente (portaria MTur nº 28) estabeleceu novas rotinas operacionais – como a exigência de que a limpeza seja concluída em até três horas após a saída do hóspede –, o que também intensifica a busca por tecnologias de suporte à gestão hoteleira.
Nesse cenário, soluções de retrofit altamente relevantes incluem:
1) Controle de acesso inteligente
- Fechaduras integradas ao PMS, liberadas automaticamente após a conclusão do check-in digital;
- Monitoramento em tempo real da ocupação e status dos quartos.
2) Automação da governança e limpeza
- Aplicativos internos para monitorar e comprovar o cumprimento dos prazos de arrumação;
- Sensores IoT que indicam presença, liberação do quarto ou necessidade de manutenção.
3) Monitoramento e eficiência energética
- Controle automatizado de iluminação, climatização e cargas, reduzindo consumo em quartos vagos;
- Integração com sistemas de gestão energética (EMS), que ganham valor ao se combinar com dados de ocupação fornecidos pela ficha digital.
Sinergia entre dados governamentais e inteligência operacional
A obrigatoriedade do uso da Ficha Nacional de Registro de Hóspedes digital tem como promessa gerar estatísticas em tempo real, além de padronizar dados de ocupação em nível nacional. Para os hotéis, isso cria oportunidades importantes, tais como:
- previsões mais precisas de demanda, gerando estratégias de preços e ocupação mais eficientes;
- gestão proativa de equipe, adequando mão de obra às curvas reais de check-in e checkout;
- melhor dimensionamento energético, com impacto direto em custos operacionais.
Esses ganhos dependem diretamente da qualificação da infraestrutura digital, o que reitera a necessidade de retrofit tecnológico.
Padronização que incentiva atualização de sistemas legados
Com regras mais claras e obrigatórias, hotéis com sistemas fragmentados ou desatualizados inevitavelmente precisarão:
- revisar seus PMS, garantindo compatibilidade com a Ficha Nacional de Registro de Hóspedes;
- substituir equipamentos que não atendem aos padrões mínimos de segurança cibernética;
- reestruturar fluxos internos para operar em um ambiente 100% digital.
A portaria MTur nº 41, portanto, funciona como uma espécie de “empurrão regulatório”, que remove o adiamento histórico de atualizações tecnológicas no setor.
Impactos diretos no retrofit físico-tecnológico
Além dos sistemas, a nova realidade exige:
- ampliação de quadros de dados, switches e cabeamentos estruturados;
- expansão da cobertura wi-fi em áreas de circulação e quartos;
- instalação de totens ou estações de autoatendimento para check-in digital quando desejável;
- revisão de sistemas de CCTV (Circuito Fechado de Televisão), controle de acesso e monitoramento ambiental para integrarem-se à plataforma central.
Isso significa que projetos de retrofit passarão a ser mais abrangentes, combinando infraestrutura física, automação predial e sistemas de TI.
Mudança no padrão de competitividade do setor
Como a medida é nacional, hotéis que se estruturarem tecnicamente de forma mais eficiente terão vantagens competitivas imediatas:
- check-in mais rápido, reduzindo filas e aumentando a satisfação do hóspede;
- operação mais transparente, alinhada à nova padronização nacional;
- menor custo operacional, principalmente em energia e tempo de equipe;
- melhor posicionamento perante auditorias e classificações de qualidade.
A tendência é que, com o amadurecimento da ficha digital, surjam novos serviços conectados – desde controle de acessos governamentais até integração com plataformas de eventos e turismo.
Conclusão
A portaria MTur nº41 não apenas moderniza o processo de registro: ela reposiciona todo o setor hoteleiro para um novo patamar tecnológico. Ao tornar obrigatória a integração com plataformas digitais governamentais, reorganizar rotinas operacionais e criar métricas padronizadas, a norma incentiva fortemente projetos de retrofit tecnológico, abrangendo desde infraestrutura de rede e automação predial até modernização do PMS e dos sistemas de controle.
Hotéis que aproveitarem esse momento para modernizar sua operação estarão mais preparados para um cenário competitivo no qual eficiência, conectividade e dados serão elementos centrais da hospitalidade contemporânea.
