Organizar eventos exige jogo de cintura para contornar os contratempos que aparecem – e eles sempre aparecem. Além disso, requer um olhar atento aos detalhes e sintonia entre a equipe, algo que pode ser complexo a princípio, mas que, com as ferramentas certas, se torna mais fácil de dominar.
Ter um espaço físico bem estruturado, como o de um hotel, é um bom começo. Por isso, o post de hoje será sobre planejamento de eventos em hotéis, atividade que gera receita, amplia a visibilidade do empreendimento e até melhora o relacionamento com o cliente.
O uso de softwares para obter uma visão macro
O passo número um é utilizar um sistema de gestão de eventos (Event Management System), que ajuda a enxergar cada uma das etapas que envolvem o planejamento de eventos em hotéis. Este software centraliza todas as informações, da estruturação dos cronogramas iniciais ao controle de orçamento – e ainda gera relatórios.
Suas funcionalidades englobam também registro de participantes, venda e distribuição de ingressos e comunicação personalizada, estimulando o engajamento do público. Vale a pena explorar tudo o que ele oferece, porque ele é supercompleto.
Transparência e organização
Uma comunicação clara e sem ruídos com a equipe é essencial para o planejamento de eventos em hotéis ou em outro lugar. E dá para automatizar isso com aplicativos do naipe do Trello ou Slack, que permitem atribuir tarefas a pessoas específicas do time, acompanhar prazos e compartilhar arquivos instantaneamente.
Logística e a tomada de decisões
É papel da logística garantir que o evento role de maneira fluida. Isso inclui definir o melhor lugar no hotel para sediar o encontro, o layout mais adequado e como será o audiovisual. Ou seja, sobram razões para utilizar softwares que criam layouts 3D para ambientes inteiros e que ainda resolvem a gestão de assentos, descomplicando a distribuição de convidados.
Experiência aprimorada
Um bom planejamento de eventos em hotéis dá aos participantes a chance de vivenciarem algo único. Que tal, então, apostar em apps exclusivos para acessar a programação, detalhes sobre palestrantes e mapas do local, por exemplo?
Feedback em tempo real é outro diferencial: assim o staff identifica problemas pontuais e pode corrigi-los durante o evento.
E por aí, como é o planejamento de eventos em hotéis? Comente!
