É véspera de Natal. O hotel está lotado e a equipe do restaurante precisa de novos jogos de pratos e talheres, além de apetrechos específicos para a ceia. Todo mundo está correndo contra o relógio. Mas basta entrar no estoque para se lembrar que ninguém sabe onde estão essas coisas, pois, adivinhe só, não existe uma lógica no armazenamento dos itens e há diversas caixas empilhadas e espalhadas pelo chão, sem qualquer identificação. Desesperador, né? Ainda bem que o uso da metodologia 5S no estoque deixa todo esse caos para trás.
Espera aí, metodologia o quê? Em linhas gerais, a metodologia 5S é uma prática japonesa que coloca ordem na casa. Literalmente falando! O intuito é manter o ambiente organizado, limpo e seguro, características especialmente importantes quando se fala de um lugar que guarda de comidas e bebidas a enxovais, louças e produtos químicos, para citar alguns exemplos.
E o melhor: não se trata de uma teoria complicada. São cinco passos simples, que cabem em qualquer rotina e que podem mudar completamente a maneira como o estoque funciona.
Para entender melhor a metodologia 5S
O nome “5S” tem a ver com o fato de que a metodologia é regida por cinco princípios – todos iniciados pela letra “S” em japonês. São eles:
- Seiri (senso de utilização);
- Seiton (ordem);
- Seiso (limpeza);
- Seiketsu (padronização);
- Shitsuke (disciplina).
A metodologia não é de agora: ela surgiu no Japão no período pós-Segunda Guerra Mundial, momento em que o país teve que se reestruturar para atravessar uma grande crise econômica. Com o tempo, ela se mostrou útil não apenas em indústrias e fábricas, mas também em escritórios, escolas, hospitais, residências. Na hotelaria, sua utilização fortalece as boas práticas de estoque e é decisiva para aumentar a produtividade e a eficiência dos funcionários, como você vai ver a seguir.
Passo a passo para aplicar a metodologia 5S no estoque
1. Só fica aquilo que é essencial (Seiri)
Tudo começa com o Seiri, que consiste em dar uma boa olhada no que está armazenado e tirar de cena aquilo que não serve mais. Esse é o caso de produtos vencidos, embalagens danificadas, materiais promocionais defasados, documentos antigos que já foram arquivados digitalmente, amenities que saíram de linha… Embora isso pareça óbvio, muitas vezes um ou mais itens são guardados “só por via das dúvidas”, o que resulta em acúmulo de coisas que nunca mais serão usadas e em um espaço físico ocupado desnecessariamente.
2. Cada coisa em seu lugar (Seiton)
O passo número dois é o Seiton, termo japonês que significa ordem. Quando se fala em boas práticas de estoque, isso significa assegurar que todos os produtos estejam organizados de forma lógica, facilitando o acesso àqueles que saem com mais frequência (como toalhas e lençóis), mas também permitindo que o colaborador encontre com rapidez artigos de uso esporádico (como berços desmontáveis).
Para tanto, é preciso distribuir os itens em categorias e sinalizar onde cada um deles deve ficar, algo que pode ser feito com etiquetas, uso de cores específicas ou mesmo fotos. Outro ponto essencial é que os insumos sejam dispostos de acordo com a validade: os que vencem primeiro devem estar posicionados à frente, de preferência com o rótulo visível para evitar desperdícios. Lembre-se de que a lógica deve imperar também quanto ao tipo de produto. Itens perecíveis, como comidas, devem estar a uma distância segura de desinfetantes, solventes e outros produtos químicos, por exemplo.
Dessa forma ninguém perde tempo procurando pelos materiais, independentemente de quais sejam eles, e o fluxo de trabalho é suave e ininterrupto.
3. Nada de sujeira (Seiso)
O terceiro “S” é o Seiso, o senso de limpeza. Mais do que simplesmente passar um pano de vez em quando, o conceito defende que a higienização seja parte da rotina do estoque. Sabe o que isso quer dizer? Não deixar a poeira acumular nas prateleiras, recolher embalagens rasgadas ou quebradas, retirar caixas vazias, eliminar resíduos de alimentos ou líquidos e manter o piso limpo, seco e livre de obstáculos – tarefas cotidianas que diminuem os riscos de contaminação, pragas e acidentes.
Essa responsabilidade não precisa (e nem deve!) recair sobre uma única pessoa. Ela funciona muito bem quando é feita em esquema de rodízio, evitando a sobrecarga de trabalho e, ao mesmo tempo, estimulando o trabalho em equipe. Uma dica simples, que ajuda a manter a eficiência e requer pouco tempo dos colaboradores, é incluir pequenas checagens de limpeza nos checklists diários de conferência do estoque.
Aqui vai uma motivação extra: de acordo com uma pesquisa realizada pela instituição U.S. Green Building Council (USGBC), focada na sustentabilidade de edificações e empreendimentos imobiliários, um ambiente de trabalho limpo e organizado faz a produtividade crescer entre 2% e 16% em escritórios, além de contribuir para a redução do estresse.
4. Consistência e padronização (Seiketsu)
A aplicação da metodologia 5S no estoque não é só sobre o ato de arrumar em si, mas, principalmente, sobre não deixar a bagunça voltar. E é justamente este o ponto do Seiketsu, o “S” número quatro: padronização. É preciso ter regras muito bem definidas para se certificar que todos saibam como assegurar a ordem e a limpeza.
Esses protocolos devem incluir o que, quando e como fazer a manutenção do ambiente, indicando os produtos que devem ser utilizados para a higienização e até mesmo como proceder com o descarte de materiais. Esses padrões podem ser reforçados por meio de checklists, quadros visuais com instruções claras (“sempre etiquetar a caixa antes de guardar”) e treinamentos recorrentes.
5. Disciplina para manter tudo isso (Shitsuke)
A etapa final corresponde ao Shitsuke, isto é, à disciplina necessária para manter os demais “S” a todo vapor. Nem sempre é fácil transformar uma atividade em hábito – estudos recentes apontaram que leva mais ou menos 60 dias para formar um novo hábito e incorporá-lo à rotina, sendo que, em alguns casos, esse prazo pode ser de até quase um ano, sabia?
Treinamentos rápidos e in loco, reuniões de alinhamento, feedbacks construtivos e reconhecimento para os colaboradores que cumprirem as regras com esmero ajudam a acelerar o processo. Também vale levar em consideração o fato de que, quando os benefícios da implementação da metodologia começam a ser sentidos na prática, a equipe se engaja e a continuidade das ações se dá de forma leve e proativa.
7 vantagens de incorporar a metodologia 5S no estoque
- Agilidade e otimização do tempo dos funcionários, que sabem exatamente onde encontrar o que procuram;
- Redução de desperdícios, já que o estoque passa a ter menos produtos vencidos e/ou esquecidos no fundo da prateleira;
- Profissionalização da gestão de inventário, o que permite que a operação do hotel ocorra sem ruídos e contratempos;
- Uso mais eficiente do espaço físico;
- Melhoria na segurança operacional, uma vez que itens perigosos ou incompatíveis estão sinalizados e armazenados corretamente;
- Ambiente de trabalho agradável (visualmente e em termos de eficiência e dinamismo);
- Mais rapidez na realização de auditorias periódicas, tendo em vista que a organização facilita a contagem e o cruzamento de informações.
Diante de tudo isso, o que a gente pode dizer é que aderir a boas práticas de estoque se enquadra como uma daquelas mudanças sutis que causam um impacto positivo em curto, médio e longo prazos. E é precisamente essa visão estratégica que faz um hotel ser lembrado pela excelência, enquanto outros passam despercebidos.
Você acha que a metodologia 5S faria sentido onde você trabalha? Tem alguma história para contar que ilustre a importância de ter um estoque organizado? Estamos aguardando pelo seu comentário – e pela sua assinatura também, hein! Assine já o Portal do Hoteleiro e garanta o seu acesso à nossa área restrita, repleta de conteúdos exclusivos para leitores VIPs como você!
