O quarto está perfeitamente estruturado: wi-fi de qualidade, escrivaninha, cadeira confortável, boa iluminação, atmosfera silenciosa. Só tem um detalhe: ele está vazio. E, dependendo de quão desafiador for manter a taxa de ocupação do hotel alta em dias úteis e fora de temporada, talvez ele continue vazio por um tempo. Enquanto isso, nos arredores, com certeza existe alguém tentando fazer uma reunião importante ou improvisando um escritório em casa, lutando justamente contra a falta de estrutura.
No Brasil, em 2024, mais de 6,5 milhões de pessoas trabalhavam remotamente. Embora esse número venha experimentando uma ligeira queda ano após ano, ele ainda representa uma fatia considerável da população. Conectar esses profissionais ao universo da hotelaria se mostrou uma jogada de mestre durante a pandemia, daquelas que até as maiores redes hoteleiras, como a Accor, fizeram questão de acatar. Afinal, por que restringir o uso das acomodações ao pernoite se, durante o dia, os hotéis oferecem o ambiente ideal para o home office — ou, melhor ainda, para o room office?
Essa estratégia não só gera receita extra, como ajuda a valorizar espaços que já existem, aproximando o hotel da comunidade ao seu redor sem comprometer sua disponibilidade para a hospedagem tradicional.
Como adaptar o hotel para o room office
Para quem está na linha de frente do setor de reservas, a ideia de abrir as portas para o público local é ótima porque favorece a taxa de ocupação do hotel. E, de fato, essa é uma maneira bastante inteligente de monetizar quartos vagos na hotelaria.
Entretanto, para que esse sistema funcione sem percalços, é preciso estabelecer regras operacionais rígidas, como exigir que os adeptos do room office respeitem uma janela fixa para o uso diurno (por exemplo, das 8h às 17h) ou destinar para essa finalidade apenas os quartos que não têm check-in programado para o mesmo dia.
Sem essas restrições, a equipe de governança não tem tempo suficiente para higienizar a acomodação antes da chegada do novo hóspede, causando um efeito dominó: atrasos na recepção, estresse operacional, insatisfação do cliente e avaliações negativas. O room office só cumpre o seu papel — ser um “plus” para o visitante e uma fonte de receita para o empreendimento — se ele não causar interferências no restante das operações.
O ideal é que a estratégia de transformar um hotel em diversos escritórios privativos não se aplique a todos os quartos, mas, sim, se restrinja às unidades com o melhor cenário de trabalho: tomadas de fácil acesso, cadeiras ergonômicas, mesas de trabalho maiores, proximidade com os roteadores. Pode ser interessante investir em aprimoramento do mobiliário para esse seleto grupo de unidades ou, então, direcionar os hóspedes para quartos pertencentes a categorias que não sejam Standard.
A localização dessas acomodações também conta: quanto mais afastadas da área da piscina, do restaurante e do bar, maiores são as chances de o hóspede encontrar silêncio. Se todas as condições conspirarem a favor da produtividade, a percepção de valor do visitante certamente dará um salto.
Por que as vantagens vão muito além da taxa de ocupação do hotel?
Como gestor, um dos maiores erros relacionados ao room office é tentar economizar na experiência do cliente. O “fator enxoval” é um dos aspectos que mais pesam, já que basta o hóspede se deitar na cama uma vez para que fronhas, lençóis e colchas sejam enviados à lavanderia. Em respeito ao indivíduo que vai usar o quarto depois, esse gasto não só é real, como também é necessário e obrigatório. No entanto, a possibilidade de espairecer em um ambiente acolhedor e convidativo durante o expediente é justamente um dos principais diferenciais competitivos dos hotéis em comparação a espaços convencionais de coworking.
De quebra, a pessoa que trabalha de dentro do quarto é a mesma que vai consumir itens do frigobar, pedir um café na recepção, almoçar no restaurante do empreendimento ou pagar pelo uso do estacionamento. Essa receita auxiliar compensa todas as despesas básicas derivadas da utilização do cômodo, comprovando que a ampliação da taxa de ocupação do hotel não é o único benefício trazido pelo room office — cabe ressaltar ainda que, estando o quarto vago ou não, os custos fixos do meio de hospedagem continuam existindo; portanto, todo faturamento adicional é sempre muito bem-vindo.
Check-in e checkout express: como não sobrecarregar a recepção com o room office
Como as pessoas que frequentam os hotéis motivadas pelo room office não se enquadram como hóspedes “padrão”, o valor da tarifa é menor e sua permanência é consideravelmente mais curta. Além disso, sua chegada geralmente coincide com o pico de checkouts (isto é, início da manhã), o que significa que o processo de entrada precisa ser expresso e desburocratizado. Do contrário, a gestão, sobretudo nos empreendimentos de grande porte, pode enxergar esse cenário mais como um gargalo para a recepção do que como um ganho para o fluxo de caixa.
Essa agilidade também deve estar presente na hora de ir embora. Porém, a convenção diz que a saída só deve ser liberada depois que o frigobar for conferido, o que acaba desacelerando todo o processo. Como resolver? Uma das soluções mais eficientes é esvaziar completamente o frigobar ou manter ali apenas os itens que são cortesias (se houver).
Se o cliente quiser consumir algo, basta fazer a solicitação via room service (cujo pagamento é feito no momento da entrega) ou comprar diretamente em um espaço no estilo “Grab & Go” (tipo de lojinha de conveniência com autoatendimento), caso o hotel disponibilize esse serviço. Desse modo, o checkout flui sem atritos e tudo o que o hóspede precisa fazer é deixar a chave na recepção.
Agora que você chegou até aqui, gostaríamos de saber a sua opinião! Você acredita no potencial dessa estratégia para preencher quartos vagos na hotelaria ou você acha que esse era um trunfo que só fazia sentido durante o período de isolamento social causado pela COVID-19? Considerando a sua experiência profissional, quão difícil é elevar a taxa de ocupação do hotel nessa época do ano? Você tem alguma carta na manga para compartilhar? A seção de comentários abaixo é toda sua!
